Cómo combinar archivos PDF

El problema: Combinar varios archivos PDF en un solo archivo para no cargar al departamento de contabilidad con media docena de archivos PDF cuando se sabe que van a perder el rastro de más de un archivo. O tal vez tienes cuatro o cinco secciones de un informe que imprimiste para separar los archivos PDF de Word, Excel y un programa de edición de imágenes. ¿Cómo los metes a todos en un solo archivo PDF?

Si usas un Mac, la única herramienta que necesitas ya está incorporada en el sistema operativo MacOS. Sin embargo, puede encontrar soluciones más flexibles y plenamente funcionales adquiriendo aplicaciones comerciales de terceros. Si usas Windows, necesitarás aplicaciones de terceros, pero puedes encontrar aplicaciones de código abierto gratuitas que hacen el trabajo. También hay aplicaciones en línea que ofrecen combinar y editar archivos PDF que subas, pero no recomiendo ninguna de estas aplicaciones. Sus archivos PDF contienen metadatos invisibles que pueden identificarlo a usted y a su sistema, y es posible que no quiera dar esos metadatos a un sitio web que ofrece funciones de edición gratuitas. Ese sitio web puede querer beneficiarse de su información de una manera que no le gusta.

Cómo se pueden combinar los PDF en Windows

Si necesitas combinar archivos PDF en Windows, puede que quieras un Mac, en el que la aplicación de previsualización hace el trabajo de forma rápida y sencilla. Con Windows 10, puedes ver archivos PDF en el Navegador de bordes, pero no puedes hacer nada con ellos. Para fusionar o administrar archivos PDF, necesita una aplicación de productividad de terceros gratuita pero limitada o una de las diversas aplicaciones comerciales bien diseñadas.

PDF Xchange

Si sus requisitos de gestión de PDF son mínimos, instale el PDFsam gratuito de www.PDFsam.org. Si desea el producto gratuito, desmarque la opción en el instalador para descargar la versión extendida, que es gratuita para la vista previa, pero debe conservar 49 dólares. Una espaciosa interfaz de usuario le permite elegir entre características como la fusión y división de archivos PDF, y una sofisticada característica que combina dos documentos PDF alternando las páginas de un archivo con las del otro, lo que le permite crear un único archivo PDF a partir de PDF separados que contienen el anverso y el reverso de un documento original de dos páginas.

No esperes una interfaz fácil de usar como las miniaturas de Adobe Reader y otros programas comerciales. Fusiona dos archivos PDF arrastrándolos a una ventana de PDFsam que los añade a una lista. Puede especificar un rango de páginas de cada archivo PDF, pero debe averiguar qué páginas desea viendo el documento en una aplicación separada como Microsoft Edge o Adobe Reader. Afortunadamente, puedes abrir PDFs directamente desde la lista de archivos en PDFsam. Cuando estés listo para fusionar los PDF, haz clic en el botón Ejecutar y se creará un archivo PDF fusionado.

Si desea obtener mejores pistas visuales al combinar los PDF, necesitará una aplicación comercial que le permita ver el archivo PDF combinado antes de guardarlo en el disco y que también muestre miniaturas que pueda arrastrar hacia arriba y hacia abajo en una barra lateral para reorganizar las páginas. Puede usar casi cualquier software de edición de PDF, empezando por el asequible PDF-Xchange Editor de Tracker Software, o puede elegir una de nuestras aplicaciones Editor’s Choice como ABBYY FineReader 14 o Adobe Acrobat DC (14,99 al mes para Adobe) .

Con todas estas aplicaciones se pueden combinar los PDFs básicamente de la misma manera. Aquí puedes ver cómo lo hace el editor de PDF-XChange. La forma más fácil es usar File->New Document y seleccionar la opción de combinar archivos en un solo PDF. Se abrirá una caja de lista de archivos. Arrastra los archivos que quieres combinar en un solo archivo PDF a este campo. Puedes añadir a la lista archivos PDF o cualquier combinación de documentos de texto, Word, Excel o PowerPoint, y la aplicación los convertirá al formato PDF, combinando todos los archivos en un único archivo PDF.

Cómo combinar archivos PDF

Al combinar archivos, puede especificar el rango de páginas que desea importar, pero también puede ajustar la combinación abriendo varios archivos en pestañas separadas en el editor XChange de PDF y arrastrando las miniaturas de la página deseada desde la pestaña de origen a la de destino (si las miniaturas no son visibles, pulse Ctrl-T o utilice el menú Ver > Ventana).

Cómo se pueden combinar los PDFs en un Mac

A diferencia de Windows, macOS viene con potentes herramientas PDF proporcionadas por la aplicación de previsualización de aspecto aparentemente sencillo. Para combinar dos o más archivos PDF en Vista previa, comienza haciendo una copia de uno de los archivos y trabaja con el duplicado (esta es una precaución esencial, ya que Vista previa guarda el archivo a medida que trabajas, y si los resultados no se ajustan a tus necesidades, tendrás que tomar algunas medidas inteligentes para recuperar el archivo original).

Abre el archivo duplicado. Si las miniaturas no son visibles en la barra lateral de la vista previa, vaya al menú Ver para activarlas. Luego, simplemente arrastre más archivos PDF a la barra lateral y suéltelos donde quiera que aparezcan: al principio o al final, o entre dos páginas existentes. Si estás en el lugar equivocado, puedes arrastrar una o más miniaturas al lugar correcto y borrar las páginas no deseadas.

¿Y si sólo quieres fusionar unas pocas páginas de un segundo archivo PDF? Abra este archivo en otra ventana PDF y arrastre y suelte las miniaturas deseadas en su primer archivo PDF. Como siempre en MacOS, puedes usar Shift-clic para seleccionar un rango continuo de páginas, o Cmd-clic para seleccionar páginas de cualquier parte del archivo. Si algunas páginas se importan con una orientación incorrecta, utilice la barra de herramientas de vista previa para rotarlas.

Cómo combinar archivos PDF

A veces, cuando guardas un archivo, la vista previa se comporta de una manera aparentemente impredecible. Por lo tanto, si ha organizado las páginas fusionadas como desea, seleccione Archivo > Exportar a PDF y guarde el archivo PDF fusionado con su propio nombre. También puede seleccionar Archivo > Cerrar y seguir las indicaciones para guardar el archivo fusionado con el nombre del archivo con el que comenzó. Sin embargo, la opción más segura es usar la opción de Exportar a PDF.

La vista previa tiene otro truco de fusión de PDF que no es inmediatamente obvio. Puedes fusionar cualquier archivo que pueda mostrar la vista previa en un PDF existente. Esto significa que puedes arrastrar cualquier PNG, TIFF, JPEG, u otro formato de imagen estándar a un archivo PDF. ¿Pero qué pasa si quieres crear un archivo PDF que contenga un documento de Word o una hoja de trabajo de Excel? No se puede obtener una vista previa de estos documentos, pero se puede utilizar el menú de impresión en Word o Excel para crear archivos PDF que se pueden utilizar para una fusión.

Si dispone de una aplicación de terceros como Adobe Acrobat, puede fusionar archivos PDF de la misma manera que la vista previa, pero también puede arrastrar y soltar directamente los archivos en cualquier formato de archivo que Acrobat pueda convertir a PDF, incluyendo páginas web HTML, archivos de texto plano, documentos de Word y hojas de trabajo de Excel. Acrobat también te permite crear un archivo PDF completamente nuevo a partir de uno o más de estos formatos externos. Simplemente usa el menú File > Create y sigue las instrucciones.

Puedes encontrar más formas de convertir un archivo PDF en un archivo de Microsoft Word en nuestra guía. Si necesita ayuda para editar su archivo PDF después de fusionar los documentos, lea nuestra guía sobre Cómo editar un archivo PDF.

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