Saltar al contenido 
¿Dónde están tus contactos? ¿Están en un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), una cuenta de correo electrónico, tu teléfono o una aplicación de marketing por correo electrónico como MailChimp? Sus listas de contactos pueden estar esparcidas por todas partes. Oye, eso pasa. A veces hay que limpiarlos, fusionarlos o simplemente copiar su base de datos de personas y su información de contacto de un lugar a otro.
En general, hay tres maneras de copiar los contactos de un lugar a otro.
Primera sincronización. En primer lugar, puedes sincronizar tus contactos, que es de lejos la opción más fácil si está disponible. El resultado es que tienes dos bases de datos con contactos que son idénticos por siempre y para siempre hasta que dejas de sincronizarlos.
2. usar una aplicación de contacto Existen algunas aplicaciones y servicios de contactos en el mercado, como Contacts+ (anteriormente Full Contact), que succiona datos de contacto de diversas fuentes (Facebook, Gmail, LinkedIn), los compila y luego los escupe de nuevo donde quiera. Con estas aplicaciones debes tener en cuenta tanto tu privacidad como la de tus contactos. No quieres poner voluntariamente toda tu información de contacto en una aplicación que sólo se volteará y venderá.
3. exportación/importación, seguida de la sincronización opcional de los nuevos cambios El segundo método es realizar una transferencia masiva de contactos. Podemos llamar a esto el método de exportación/importación. Aquí descargas toda tu información de contacto en masa de una fuente y luego la subes a una nueva fuente. Esta es una transferencia de una sola vez. Opcionalmente, se puede añadir un paso para que, de aquí en adelante, toda la información de contacto nueva que se cree o cambie en la primera base de datos se actualice en la segunda base de datos.
Veamos estas opciones para ver lo que implican.
Contenido:
Sincronización de contactos
¿Cuáles son algunos ejemplos sencillos de dónde y cómo se pueden sincronizar los contactos? Si usas iCloud, puedes sincronizar los contactos entre tus dispositivos iPhone, iPad y Mac. Es simple, ¿no? Puede parecer que es sólo cuestión de tener la aplicación Contactos de Apple en todos tus dispositivos, pero en realidad necesitas habilitar la sincronización de iCloud también para que funcione. Si no habilitas la sincronización, la información de la aplicación Contactos será diferente en cada dispositivo.
El primer ejemplo utiliza una aplicación. Aquí hay un ejemplo con dos aplicaciones. Existe una opción de sincronización entre MailChimp y Eventbrite que puede habilitar para llevar la información de sus suscriptores de Eventbrite a MailChimp para que pueda crear fácilmente campañas de correo electrónico para ellos. Se configuran seleccionando los grupos que se quieren sincronizar, y desde ese momento hasta que se desactivan, todos los datos seleccionados serán los mismos entre las dos aplicaciones.
Si quieres sincronizar los contactos, encontrar una integración suele ser la mejor opción. Hay muchos de ellos. Por ejemplo, puedes integrar Outlook y Salesforce para sincronizar la información de contacto entre estas dos aplicaciones, y puedes sincronizar los contactos de Gmail con muchos CRM.
Uso de la aplicación para contactos
Existen en el mercado varias aplicaciones de contacto que recogen, agregan y fusionan datos de diversas fuentes y ayudan a sacarle el máximo provecho. Si tienes información de contacto en varias cuentas de correo electrónico, LinkedIn, Twitter y otros lugares que quieras fusionar de forma rápida y fácil, una aplicación de contactos hará precisamente eso. Estas aplicaciones a menudo sincronizan los datos resultantes de vuelta a donde quieras. Por ejemplo, si recuperas información de iCloud, Contactos de Google, LinkedIn y Facebook, puedes sincronizarla con Contactos de Google e iCloud.
Como ya se ha mencionado, debe tener en cuenta la privacidad al investigar las aplicaciones de contacto. El PCMag no ha revisado muchos de ellos, y unos pocos que tenemos ya no están en uso. Contacts+ es la única aplicación que he usado de alguna manera y estoy feliz de recomendarla, pero ciertamente hay otras. Al menos aprende un poco sobre ellos antes de confiar en ellos.
Exportación/Importación más ajuste opcional de nuevos cambios
No siempre se pueden sincronizar completamente los contactos entre dos sistemas. En estos casos, descargue o exporte sus contactos de una aplicación, cárguelos en la otra y, opcionalmente, sincronice todos los cambios futuros de una aplicación a la otra.
Las instrucciones exactas sobre cómo exportar los contactos de una aplicación dependen de la aplicación que sea. Para las aplicaciones de correo electrónico como Gmail y Outlook, la exportación de tus contactos es relativamente fácil. La pregunta más apremiante suele ser qué tipo de formato de archivo quieres usar, CSV o vCard. Así que discutamos las diferencias antes de seguir adelante.
¿Qué es un archivo CSV?
CSV significa valores separados por comas y es el formato de archivo más comúnmente aceptado para los datos de la libreta de direcciones. Son los mismos valores separados por comas que se obtienen al exportar una hoja de cálculo a un archivo de procesamiento de texto. Cada fila de datos de la hoja de cálculo se traduce en una fila de texto, con el contenido de la celda separado por comas. Los CSV son legibles para el hombre, flexibles y ligeros en el sentido de que el tamaño del archivo nunca será enorme. Entonces, ¿por qué no usarlos? Bueno, exportar a CSV puede resultar en la pérdida de datos, incluyendo la foto, el apodo, el sitio web y a veces el campo de «notas» de sus contactos. Los CSV son malos para manejar personajes especiales. Así que si tienes información de contacto en otro guión, o conoces a gente con caracteres acentuados en sus nombres, se perderán o se confundirán.
¿Qué es una vCard?
vCard es un formato de tarjeta de negocios electrónica. Se trata de un formato de exportación más completo para la información de contacto, lo que significa que el archivo resultante será probablemente más grande que un archivo CSV. Una vCard exportada no pierde tantos datos y admite más (pero no todos) caracteres especiales y alfabetos extranjeros. Sin embargo, los apodos, los sitios web y los datos de AIM siguen perdiéndose cuando se exportan a vCard. vCard suele estar asociado con aplicaciones de OS X e iOS, aunque Outlook y algunos otros programas de correo electrónico que también se ejecutan en Windows también pueden utilizarlo.
Volver a exportación/importación y sincronización opcional. Una vez que hayas averiguado qué formato quieres usar y verificado que funciona con todas las aplicaciones y bases de datos que tienes en mente, puedes descargar tus contactos de una aplicación y subirlos a otra. No es mala idea revisar al azar algunos de los contactos resultantes para asegurarse de que funciona correctamente.
Ahora que has copiado los contactos de una aplicación a otra, ¿te gustaría que los nuevos cambios que hagas en una aplicación aparezcan automáticamente en la otra? Si es así, necesitará una herramienta de terceros para esta tarea. Algunos ejemplos son IFTTT, Zapier y Microsoft Flow. A veces se les llama colectivamente herramientas de automatización.
Las herramientas de automatización pueden conectar aplicaciones que no necesariamente se integran. En otras palabras, tienes las aplicaciones A y B, y ninguna de ellas ha construido una integración de un solo toque con la otra. La herramienta de automatización intervino y construyó una integración de un solo toque entre A y B para ti. Ahora puede ayudarte a configurar y gestionar el flujo de datos entre estas dos aplicaciones.
Con la ayuda de las herramientas de automatización, a menudo no se puede copiar una masa de información existente de una aplicación a otra, como se puede hacer con la exportación/importación autónoma. Hay algunas soluciones inteligentes para Google Sheets, pero pueden ser frustrantes de crear y difíciles de arreglar. Sin embargo, se puede utilizar una herramienta de automatización para configurar una regla de manera que todos los nuevos cambios en una aplicación se propaguen a la otra, que es el método que recomiendo. Este es el método que recomiendo.
Por ejemplo, puedes establecer una regla para que cuando la herramienta de automatización detecte una actualización de tus contactos de iCloud, tome el cambio y lo envíe a, por ejemplo, Contactos de Google. O viceversa. Puede establecer la regla entre dos aplicaciones cualquiera que sean compatibles con su herramienta de Automatización.
El verdadero truco es asegurarse de que entiendes lo que pasa y lo que no pasa cuando configuras la automatización. Hay que asegurarse de que se sabe en qué dirección va la sincronización y si hay un retraso entre el momento en que se hace el cambio y cuando aparece en la segunda aplicación.
No más copiar y pegar
Copiar los datos de contacto entre dos aplicaciones es perfectamente posible y no depende de que tengas que pulsar ctrl-c, ctrl-v una y otra vez. Tienes varias opciones, dependiendo de lo que quieras hacer, y todas son bastante simples.
