Organizarse: Herramientas para mejores reuniones

A los expertos les gusta decir que las reuniones matan la productividad. Ciertamente pueden, pero no tienen que hacerlo. Si sólo programas las reuniones que necesitas, y haces que la elección de la hora y la fecha sea indolora, las reuniones son más productivas. Si preparas una agenda por adelantado y asignas a alguien para que tome notas, el contenido de las reuniones estará más enfocado. Si se facilita la participación de la gente, la reunión puede ser más eficiente. Entonces la reunión puede proceder de acuerdo con el programa de la agenda, e incluso podría terminar antes. La gente aprecia cuando esto sucede porque envía un mensaje de que su tiempo es valioso.

 

Si bien la realización de una sesión eficiente depende en gran medida de las personas, también requiere las herramientas y el equipo adecuados para facilitarla. Las 14 aplicaciones y herramientas aquí enumeradas están diseñadas para que las reuniones sean más fluidas y productivas.

Organizarse: Herramientas para mejores reuniones

Aplicaciones para la planificación de sesiones

Antes de que puedas tener una reunión, tienes que programarla. Solicitar una reunión con un correo electrónico y una lista de tiempo es ineficiente, incluso si sólo te reúnes con una persona. Las aplicaciones para programar reuniones proporcionan mejores herramientas, como encuestas, formularios de programación en línea y slack bots, para que todos los invitados a una reunión puedan trabajar juntos para elegir el mejor momento para asistir.

Nombramiento

Appoint.ly es un servicio de reserva de citas sin complicaciones para la planificación de citas individuales. Creas una página de reserva que compartes con los clientes u otras personas que quieran concertar una reunión contigo. Su página de reservación le da al solicitante de la reunión opciones para el tipo de reunión que desea, como una llamada introductoria de 10 minutos o una sesión de entrenamiento de una hora. Dependiendo de su disponibilidad, él o ella entonces solicita una fecha y hora que usted puede aprobar, cambiar o rechazar. Appoint.ly es una aplicación sencilla y directa para la planificación de citas, diseñada específicamente para reuniones individuales.

Amistoso

La amistad es una herramienta que ayuda tanto a los individuos como a los equipos a planificar las reuniones. Incluye opciones para acomodar diferentes tipos de reuniones y necesidades. Por ejemplo, se pueden crear tipos de reuniones como una sesión informativa de 10 minutos por teléfono y una entrevista de 30 minutos con los medios de comunicación. Luego, cuando alguien quiera reunirse contigo, puede seleccionar el tipo de reunión que quiera y establecer un horario disponible. Otro ejemplo: Digamos que tienes un negocio en el que cualquiera de un cierto departamento puede aceptar una reunión que un cliente quiere. Calendario puede asignar automáticamente la solicitud de reunión a quien esté disponible en el grupo. La aplicación también es compatible con sitios web de programación personalizados en los que la gente puede solicitar una reunión con usted en función de su disponibilidad. Es una aplicación de programación robusta que ha sido desarrollada para satisfacer una variedad de necesidades.

Doodle.com

Doodle.com es un sitio web gratuito y una aplicación móvil con una opción premium que te ayuda a planificar las reuniones de una de estas tres maneras. En primer lugar, puede crear una encuesta en línea con la fecha y la hora de la reunión, enviarla a todos los participantes de la reunión y Doodle destaca la mejor opción mientras los participantes responden. En segundo lugar, Doodle también ofrece la posibilidad de programar reuniones personales, lo que significa que puedes utilizarlo para crear un sitio web donde la gente pueda ver cuando estás disponible y solicitar una reunión contigo en una de las franjas horarias abiertas. Por último, hay un bot de Doodle para Slack que te permite preguntar a tus colegas sobre la hora de la reunión sin dejar la aplicación de mensajería de tu equipo.

Perspectivas

Outlook, que se vende como parte de Microsoft Office, puede venir a la mente como el software de oficina de facto para programar reuniones en un entorno empresarial. Si todos los participantes de la reunión forman parte de la misma organización y todos utilizan Microsoft Office, entonces Outlook es la herramienta adecuada para programar las reuniones. Se puede encontrar una hora y fecha para una reunión que funcione para todos en base a la disponibilidad que hayan establecido en sus calendarios. Luego puedes reservar una sala de reuniones y añadir la reunión a tu calendario, todo en Outlook. Sin embargo, no es necesariamente el mejor planificador de reuniones si se necesita organizar una reunión entre personas que no son todas usuarias de Outlook.

Rallly

Rallly es un software de planificación colaborativa, lo que significa que está diseñado para ser utilizado por grupos. Otra forma de describirlo es que es una aplicación de encuestas, que es cuando todo el mundo puede conocerse. Mientras que Doodle.com ofrece el mismo servicio, Rallly tiene un aspecto ligeramente diferente y es más rápido de usar si sólo lo necesitas de vez en cuando porque no tienes que crear una cuenta. Sin embargo, tienes que proporcionar una dirección de correo electrónico.

FreeBusy

FreeBusy es una aplicación de programación para empresas. Similar a Calendly y Doodle.com, hace un poco de todo y le ofrece formas de automatizar la programación de citas individuales y encontrar el mejor momento para reunirse con un grupo de personas. También se integra con el software de videoconferencia para rellenar automáticamente detalles como el enlace de la reunión y la identificación si es necesario.

Tejido

Woven es un software de programación que forma parte de una aplicación de calendario más grande. Al igual que algunas de las otras aplicaciones mencionadas, contiene encuestas para encontrar el mejor momento para reunirse con un grupo de colegas. Woven también tiene páginas de programación personal que puedes compartir con clientes y colegas para que puedan pedir una cita para reunirse contigo.

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Aplicaciones para videoconferencia

Mientras tanto, tantas reuniones tienen lugar virtualmente que una aplicación para videoconferencias es absolutamente necesaria. Los mejores servicios de videoconferencia son fiables, por lo que sus llamadas se mantienen conectadas incluso cuando alguien está fuera de alcance, y tienen herramientas completas para la colaboración durante la reunión. Estas herramientas incluyen el uso compartido de pantallas y pizarras, cuadros de chat y opciones para los presentadores, como la posibilidad de transferir el control a otra persona o silenciar a los participantes mientras una persona habla.

PCMag tiene tres opciones de Editors’ Choice entre los programas de videoconferencia: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings y Zoom.

ClickMeeting

ClickMeeting es una excelente opción de videoconferencia para las pequeñas empresas, especialmente las que organizan muchos seminarios web pequeños. Sin embargo, sólo puede tener cuatro transmisiones de video activas por reunión. Esta aplicación se puede integrar con el calendario de Microsoft Outlook y hay un plug-in de Chrome para conectarse a Google Calendar.

Reunión de Cisco WebEx

Cisco Webex Meetings es un servicio de videoconferencia que es fácil de usar e incluye algunas características que no encontrarás en la competencia. Por ejemplo, puedes configurar una llamada que te llame en lugar de obligarte a marcar . Las tarifas pagadas comienzan en 13,50 dólares al mes, lo que es un precio atractivo para las pequeñas empresas. Si usas la versión gratuita de la aplicación, Webex Reuniones Gratis, puedes hacer videoconferencias con tres personas al mismo tiempo. El plan gratuito también incluye compartir el escritorio y los documentos, una pizarra, video de calidad estándar y 250MB de almacenamiento en la nube.

ampliar sesión

Zoom Meeting, a veces llamado simplemente Zoom, es uno de los servicios de videoconferencia más fiables que se pueden encontrar. Cuando la compañía desarrolló el producto, inicialmente se centró en asegurarse de que sus llamadas se mantuvieran claras. Soporta video y audio de alta definición. Puedes obtener transcripciones mecanografiadas de las llamadas que grabas en video. Además, cualquiera puede usar el producto principal de forma gratuita, y las pequeñas empresas pueden adquirir planes de llamadas asequibles que mejoran las funciones a partir de $14,99 al mes por host. Con una cuenta gratuita, puedes alojar hasta 100 personas en una llamada, y puedes ver hasta 49 personas en una vista estilo galería. Las llamadas de grupo para usuarios gratuitos están limitadas a 40 minutos, pero las llamadas de uno a uno pueden durar todo el tiempo que necesites. Aunque es difícil cuantificar y comparar el rendimiento de los sistemas de videoconferencia, la estabilidad es la base de la reputación de Zoom, y así lo demuestra.

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Tomar notas

Muchas sesiones se benefician de que alguien tome notas. Si tiene notas de la sesión, usted 1) tiene un registro de lo que sucedió en la sesión, 2) puede dárselas a las personas que no pudieron asistir a la sesión, y 3) eventualmente se obliga a ser claro acerca de cualquier tarea de seguimiento que deba realizarse. Para ciertos tipos de reuniones, como las entrevistas con periodistas, una gran aplicación de cuaderno también te permite grabar el sonido para que puedas transcribirlo más tarde y tener una fuente perfecta para revisar lo que se dijo. Aquí hay algunas aplicaciones que pueden ayudarle a tomar notas efectivas de la sesión

Evernote

Evernote es una poderosa aplicación para tomar notas. Tiene incorporada una función de grabación de audio que permite grabar una reunión entera y simultáneamente anotar ideas escritas directamente en el mismo archivo. Con la función de cámara, puedes tomar una foto de una pizarra de tu reunión y subirla a la aplicación, donde Evernote hace que el texto se pueda buscar mediante OCR. Si tu equipo utiliza Evernote para negocios, puedes poner fácilmente las notas de la reunión a disposición de todos los participantes para que puedan añadirlas y recibir una copia después.

Hugo

Hugo.team es una aplicación relativamente nueva diseñada para ayudar a los equipos a tomar notas de las reuniones y a compartir y hacer un seguimiento de las mismas. Hugo te da un empujón para crear una agenda, anotar ideas e información importante de las reuniones y convertir los puntos de acción en tareas. La aplicación se conecta a otros sistemas de gestión de tareas como Asana, Trello y Jira, para que puedas añadir estas tareas a las aplicaciones que tu equipo ya utiliza. Es gratis para un máximo de 30 personas, con una versión Pro (plana $399 por mes) que proporciona soporte para miembros adicionales del equipo y características como informes detallados y análisis de calendario.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote comparte muchas características con Evernote: una grabadora de audio, una cámara, etc. – pero es más adecuado para la gente que usa otros productos de oficina porque se integra bien con ellos. Por ejemplo, si tienes una cuenta de Microsoft Business, puedes usar una función especial en OneNote que te muestra las próximas reuniones en Outlook para que puedas escribir las agendas de esas reuniones o tomar otras notas sobre ellas. Otra función llamada Tinta Digital permite dibujar tablas e imágenes con un bolígrafo en los dispositivos compatibles. También es fácil compartir las notas que se toman antes, durante o después de una reunión con otras personas de su organización.

Protocol.io

Minutas.io (gratuito) está expresamente destinado a la preparación de las actas de las reuniones. Te da una plantilla en la que puedes anotar todos los detalles de lo que ocurrió durante una reunión, como quién dijo qué, qué compromisos se asumieron y qué plazos se fijaron. Minutos.io utiliza una variedad de teclas de acceso rápido, así que una vez que las aprendas, no tendrás que levantar los dedos mientras escribes. Se ejecuta en un navegador y funciona tanto en línea como fuera de línea. Al final de una reunión, puede añadir fácilmente las direcciones de correo electrónico de los participantes al archivo para que estén disponibles para todos los participantes. Si se le pide inesperadamente que tome notas oficiales para una reunión, las minutas.io comienzan rápidamente y funcionan bien, proporcionándole una plantilla para la tarea en cuestión.

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