Evaluación de KPIs para agencias de relaciones públicas exitosas

En el bullicioso y competitivo mundo de los negocios y el marketing, las empresas y organizaciones se esfuerzan por ser las mejores. Para ello, las corporaciones deben evaluar cuidadosamente sus objetivos y priorizar sólo lo que les ayude a alcanzarlos. Un método eficaz para hacerlo es evaluar los indicadores clave de rendimiento (KPI). En pocas palabras, un KPI es una cifra o valor utilizado por las empresas para determinar el grado de éxito en el logro de sus objetivos (Klipfolio). Todo tipo de empresas pueden emplear los Indicadores Clave de Rendimiento, incluyendo las agencias de Relaciones Públicas. En este artículo, discutimos la evaluación de los KPIs para que las agencias de relaciones públicas profundicen en este tema.

¿Qué es un indicador clave de rendimiento?

Las empresas utilizan los Indicadores Clave de Rendimiento para alcanzar los objetivos que se han fijado. Los KPIs «indican» si una empresa va o no en la dirección correcta, y si debe ajustar sus acciones o planes. Un KPI típico posee varias características que ayudan a hacerlo (Repsly.com).

• Simplicidad

Un atributo importante de un KPI debe ser la simplicidad, ya que esto ayuda a los empleados a entender su comportamiento y su importancia. Si un empleado comprende a fondo cómo utilizar un KPI, entonces puede cambiarlo para obtener un resultado preferido (Repsly.com).

• Aparente

Todos los empleados de una empresa pueden ver fácilmente un Indicador Clave de Rendimiento si es evidente. Esto significa que son conscientes en todo momento de cómo sus contribuciones a la organización están afectando a su crecimiento. Esto, de alguna manera, puede motivar a los empleados a rendir mejor (Repsly.com).

• Apropiado

Utilice los KPIs apropiadamente, de manera que se utilice el correcto y relevante para alcanzar el resultado deseado. Esto también significa que un custodio apropiado debe manejar un KPI (Repsly.com).

• Universal

En una organización hay varios niveles de administración y empleo. Para el uso correcto de la evaluación KPI para las agencias de relaciones públicas, todos los empleados de una organización deben tener una comprensión universal del motivo de la organización. De esta manera, todos los empleados están en la misma página y trabajan con el mismo objetivo (Repsly.com).

• Medible

Un KPI debe ser un valor que pueda ser medido para asegurar que la compañía está tomando la ruta correcta hacia su objetivo. Al determinar el valor del KPI, una empresa puede planificar su próximo curso de acción (Repsly.com).

• Alcanzable

Otro aspecto importante de un KPI debería ser la posibilidad de alcanzarlo. Una empresa debe establecer si el objetivo que está tratando de lograr es alcanzable o no, y si el KPI puede ayudar a lograr el resultado deseado (Meltwater).

Ahora está claro lo que son los KPIs, pero algunas preguntas siguen sin respuesta. ¿Cuál es la evaluación de los KPIs para las agencias de relaciones públicas? ¿Hay algún objetivo que deban cumplir?

Agencias de relaciones públicas

Las agencias de relaciones públicas son similares a las empresas de publicidad pero se distinguen por un principio clave. Ellos promueven corporaciones, personas y artículos a través de «medios de comunicación libres». Su promoción no es pagada y se lleva a cabo a través de la cobertura editorial, artículos en periódicos y revistas. Las empresas de publicidad, por el contrario, se dedican a los «medios de pago»; promueven a sus clientes a cambio de un pago (Forbes).

Sin embargo, este no es el único objetivo de los organismos de relaciones públicas. Hay muchas más (Forbes).

• Las agencias de relaciones públicas también examinan el comportamiento del público y determinan los efectos que dicho comportamiento puede tener en los proyectos o acciones de sus clientes.
• Las agencias de relaciones públicas asesoran a su cliente. Ayudan a guiar a su cliente en la toma de decisiones y en la elaboración de planes. Mientras lo hacen, consideran las responsabilidades que su cliente tiene con el público.
• Otro trabajo importante de las agencias de relaciones públicas es evaluar los recursos de sus clientes y ayudarles a planificar en consecuencia. Ayudan a asignar el presupuesto de sus clientes apropiadamente, a establecer objetivos para sus clientes y a establecer un personal de trabajo.

Puede alcanzar con éxito los objetivos anteriores a través de la evaluación adecuada de los KPI para las agencias de relaciones públicas. Las agencias de relaciones públicas pueden utilizar indicadores para asegurarse de que sus servicios están disponibles para un número sustancial de clientes, sus servicios son satisfactorios y sus objetivos se cumplen.

La evaluación de los indicadores clave de desempeño para las agencias de relaciones públicas

Como mencionamos anteriormente, una característica importante de los KPI es la relevancia. ¿Qué KPIs son relevantes para las agencias de relaciones públicas y qué KPIs deberían examinar de cerca las agencias de relaciones públicas?

• Tráfico web

Analizar el tráfico en los sitios web, medios sociales o cualquier otra plataforma en línea para decidir si la campaña de promoción de una agencia de relaciones públicas está llegando a una audiencia. Puedes contar el número de personas que ven sus mensajes y puedes ayudar a las agencias de relaciones públicas a determinar la influencia de su campaña en el público (Resources IQ Media). Este es uno de los métodos más importantes de evaluación de los KPIs para las agencias de relaciones públicas.

• Menciones en los medios de comunicación

¿Qué tan popular es la campaña? ¿Con qué frecuencia se habla de ella, o se discute en los medios de comunicación? Tal factor puede ayudar a una agencia de relaciones públicas a entender el éxito de su estrategia en la promoción de su cliente (Resources IQ Media).

• Calidad del contenido

Si se menciona una campaña de las agencias de relaciones públicas, ayuda a examinar de qué manera se mencionó. Típicamente, hay dos tipos de mención: análisis sentimental y prominencia. El análisis sentimental se refiere a la manera en que se habló de la campaña. ¿Fue en un sentido positivo o negativo? Conocer esta forma de evaluación de los KPIs para las agencias de relaciones públicas ayuda a decidir cómo continuarán la campaña, y cómo se presentarán en el futuro. La prominencia se refiere a cuán distinguida es la campaña en los medios. ¿Se menciona brevemente en un artículo o aparece en la primera página de un periódico? Si la campaña no parece ser prominente, entonces la agencia de relaciones públicas puede decidir cambiar la dirección de su campaña (Resources IQ Media).

• de Voz

Cuando una agencia de relaciones públicas comienza una campaña de medios gratis, se enfrenta a la competencia. Evaluar lo bien que la campaña se mueve contra las campañas de los competidores es importante para cualquier evaluación de KPIs para las agencias de relaciones públicas. ¿Está llegando a suficientes personas? ¿Está consiguiendo exposición? ¿O se está ahogando debido a la competencia? La agencia de relaciones públicas puede decidir su próximo paso determinando qué tan bien le está yendo a la campaña (Resources IQ Media).

• Ingresos

Una forma de que una agencia de relaciones públicas decida si su campaña va o no por buen camino es examinar los ingresos que está generando. Si la agencia de relaciones públicas está recibiendo un retorno de sus inversiones, entonces es una buena señal de que el trabajo duro está dando sus frutos (TrendKite).

• Volumen y calidad del plomo

Una estrategia empleada por las agencias de relaciones públicas para determinar el éxito de su campaña es hacer que los visitantes de su sitio web rellenen un formulario de consulta. Esto se conoce como volumen de plomo y es una gran manera de recibir retroalimentación. Una señal de que la labor de promoción está teniendo un impacto es que la calidad del plomo está mejorando, lo que indica un aumento del conocimiento de la campaña (TrendKite).

• Compromiso social

Uno de los objetivos de una agencia de relaciones públicas es aumentar lo que se conoce como «compromiso social». Esto se refiere a cuánta gente conoce e interactúa con el trabajo de la campaña, y también cuánto se comparte su contenido. Este KPI no sólo es medible sino que ayuda a una agencia de relaciones públicas a determinar hasta qué punto su campaña ha llegado al público (TrendKite).

• Impresiones

La mayoría de las empresas no favorecen este KPI ya que es difícil identificar el mérito del número de impresiones. Sin embargo, eso no significa que no tenga cierta importancia para las agencias de relaciones públicas. Monitorear el número de impresiones que recibe su contenido da una idea de cuán grande puede ser su audiencia, y este KPI puede apoyar otros KPI (Resources IQ Media).

• Equivalencia del valor de la publicidad (AVE)

AVE es un KPI que es cuantitativo. Una agencia usa este KPI determinando primero la cantidad de espacio que sus medios de comunicación mencionan como ocupado. Luego calcula la cantidad de dinero necesaria para un anuncio del mismo tamaño, y al hacerlo, calcula el valor de sus relaciones públicas. Sin embargo, como mencionamos antes, los KPI y la publicidad son diferentes, y por lo tanto este KPI es falaz (TrendKite).

Estos son sólo algunos ejemplos de los muchos indicadores clave de rendimiento que pueden emplear los organismos de relaciones públicas para alcanzar sus objetivos.

Cabe señalar, sin embargo, que saber qué KPI utilizar no es la única forma de lograr los objetivos fijados. Saber cómo utilizar esos KPI también ayuda.

Métodos de utilización de los KPI

• Tiempo

Una vez que una agencia de relaciones públicas ha establecido un indicador clave de rendimiento, debe pasar un tiempo suficiente antes de que la agencia mida el KPI. Durante este tiempo, la agencia debe llevar a cabo su campaña en toda su extensión. Si no transcurre suficiente tiempo entre el inicio del KPI y la recopilación de datos sobre el KPI, será difícil determinar qué factores están afectando al KPI (https://www.raconteur.net/business/measuring-success-is-more-than-simply-counting-clicks»>Raconteur).

• A largo plazo

La agencia de relaciones públicas debe establecer sus puntos de referencia para ayudar a examinar su campaña a largo plazo. Las agencias no deben centrarse totalmente en los indicadores clave de rendimiento que sólo afectan a corto plazo. En su lugar, la agencia debería ver los KPIs a una escala mayor para medir el resultado de la campaña de relaciones públicas (https://www.raconteur.net/business/measuring-success-is-more-than-simply-counting-clicks»>Raconteur).

• Vigilancia

Debería controlar meticulosamente los indicadores clave de rendimiento para obtener los mejores resultados. Si se produce algún cambio en un KPI, la agencia de relaciones públicas debería informar del cambio. Los tableros son un método adecuado para informar de los KPI, debido a su clara ilustración visual (Klipfolio).

Para resumir

La evaluación de los indicadores clave de desempeño para las agencias de relaciones públicas puede desempeñar un papel fundamental en el éxito de un proyecto empresarial o una campaña comercial. Cuando se utilizan correctamente, pueden ser el factor decisivo para que una empresa alcance o no los resultados deseados, por lo que toda organización debería considerar su utilización.