Cómo usar Microsoft Office de forma gratuita en la Web

Si quieres usar Microsoft Office pero no quieres pagarlo, prueba el Office gratuito para aplicaciones web. Antes conocido como Office Online y ahora simplemente como Office, las aplicaciones basadas en la web son accesibles en línea y a través de su navegador.

En lugar de instalar Word, Excel y PowerPoint en tu ordenador, utilizas versiones de estos programas basadas en la nube, similares a Google Docs. Y en lugar de almacenar sus archivos y documentos en su computadora, los almacena en Microsoft OneDrive, el servicio de almacenamiento basado en la nube de la compañía.

El único inconveniente es que la Oficina no es tan rica en características para las aplicaciones Web como sus homólogos de escritorio. Encontrarás todos los comandos de edición y formato y algunas características adicionales, pero no mucho más. Sin embargo, si sólo necesitas lo básico, esta es una opción que vale la pena probar.

Office for the web ofrece los cuatro programas principales Word, Excel, PowerPoint y OneNote. También puedes acceder a otras aplicaciones, como Outlook, OneDrive, Skype, Calendar y People.

Incluso puedes trabajar con más aplicaciones de nicho. Una aplicación llamada Sway permite crear informes y presentaciones interactivas. Con una aplicación de formularios puedes crear encuestas y concursos en línea. El flujo permite crear flujos de trabajo.

Repasemos los pasos para acceder y usar las aplicaciones de Office for the Web para crear, editar y guardar tus documentos.

Regístrate y empieza

Primero necesitas una cuenta de Microsoft. Si no tienes una cuenta, crea una en el sitio web de cuentas de Microsoft. Una cuenta de Microsoft viene con 5 GB de almacenamiento gratuito de OneDrive; si necesitas más, puedes comprar 100 GB por 1,99 dólares al mes.

Navegue al sitio web de Office y haga clic en Usar gratis en Office.com. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft y será dirigido al sitio web de Office.

En la parte superior hay iconos para aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Después de empezar a crear y guardar archivos de Office, estos archivos aparecen en la parte inferior de la página como documentos actuales para un acceso más fácil y rápido.

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Crear nuevos archivos

Desde aquí puedes crear un nuevo documento de dos maneras diferentes. Haga clic en el icono Reiniciar, luego seleccione el icono del tipo de archivo que desea crear en la ventana emergente – documento de Word, libro de trabajo de Excel, presentación de PowerPoint, encuesta de formulario, prueba de formulario o página de balanceo.

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Alternativamente, haz clic en el icono del programa que quieras usar. Haz clic en el icono de todas las aplicaciones para ver más aplicaciones. Las versiones en línea de Excel, PowerPoint y OneNote funcionan de manera similar a Word porque proporcionan todos los comandos y características básicas.

Haga clic en el icono de Word para iniciar la página del nuevo documento donde puede seleccionar una plantilla o crear un nuevo documento desde cero. Word proporciona plantillas para currículums, cartas de presentación, folletos y calendarios. Si no necesitas una plantilla específica, sólo tienes que hacer clic en Nuevo Documento en Blanco. Word se abre y puedes empezar a crear tu documento.

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Puede establecer la fuente, el tamaño del texto y otros estilos; insertar tablas e imágenes; añadir números de página, encabezados y pies de página; ajustar el tamaño de la página, los márgenes y la alineación; cambiar el tamaño del documento; y realizar un control ortográfico.

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Guardar y descargar documentos

Su documento asume un nombre por defecto de Documento 1, Documento 2, y así sucesivamente. Para cambiar el nombre, haga clic en el campo Nombre en la parte superior del documento e introduzca un nuevo nombre.

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Por defecto, su documento se almacena en el directorio raíz de su espacio de almacenamiento OneDrive. Si planeas trabajar con muchos documentos diferentes, puedes crear carpetas especiales en OneDrive para almacenar estos archivos. Si desea guardar una copia de su documento en una carpeta específica, haga clic en Archivo > Guardar como >Guardar una copia en OneDrive.

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Navegue por el espacio de almacenamiento de OneDrive, seleccione la carpeta en la que desea guardar el documento y, a continuación, haga clic en Guardar. El documento se guardará automáticamente a intervalos regulares, para que no tenga que guardarlo manualmente una y otra vez, como en la versión de escritorio de Word.

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También puede descargar el archivo a su PC a través del menú Guardar como en la oficina, ya sea como un documento de Word o como un PDF.

El menú Archivo le permite realizar otras acciones, como imprimir el documento, convertirlo en una página web y compartirlo con otros. En el mismo menú, puede encontrar una versión anterior del documento, crear un nuevo documento y abrir un documento existente.

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Para acceder a otra aplicación de Office desde su aplicación actual de Office, haga clic en el botón «Lista de servicios de Microsoft» en la esquina superior izquierda (contiene nueve cuadros pequeños). Haga clic en el enlace «Todas las aplicaciones» si la aplicación que desea utilizar no aparece. Entonces seleccione la aplicación de su elección.

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Abrir un archivo existente

En lugar de iniciar un nuevo documento, puede abrir un archivo existente de varias maneras. Si ya está en la aplicación para ese archivo, haga clic en el menú Archivo y verá una lista de documentos recientes. Haz clic en el documento que quieres abrir.

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Si está en la página de inicio de las aplicaciones web de Microsoft Office, los últimos documentos aparecen en la parte inferior de la pantalla. Simplemente haga clic en el documento que quiere ver. Incluso puedes adjuntar un archivo específico para facilitar el acceso. Este archivo es entonces accesible a través de la sección «Adjunto».

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Si el archivo que quieres no aparece como un documento actual, tendrás que contactar con OneDrive para encontrarlo. Haz clic en el icono de OneDrive en la esquina inferior derecha y navega a la carpeta donde está almacenado el archivo. Para facilitar la búsqueda del archivo, haga clic en el menú Clasificar y cambie el criterio a Modificado y Descendente. También puede buscar un archivo por su nombre utilizando la herramienta de búsqueda.

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