Cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

Una de las ventajas de usar Google Docs es que tu trabajo siempre se guarda automáticamente. Otra ventaja es que Google guarda un historial de cualquier cambio que hagas en un documento. Como tienes acceso al historial de versiones en Google Docs, puedes restaurar una versión anterior de un archivo o hacer una copia de una versión anterior y aplicarla a otro proyecto.

 

Tenga en cuenta que sólo puede ver y recuperar versiones anteriores de los archivos si tiene permisos de edición. Si alguien comparte un archivo con usted y le da permiso de sólo lectura, no puede ver el historial del archivo. Ten en cuenta también que la versión Business de Google Docs se llama G Suite; estos consejos deberían funcionar para ambas versiones.

Así es como funciona.

Mostrar versiones anteriores de un documento de Google

Puedes ver una lista del historial de revisiones de cada documento de Google de tres maneras.

1. En el menú, seleccione Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones

2. Usar el atajo de Windows Ctrl+Alt+Mayús+H o Comando+Opción+Mayús+H en MacOS

3. Haga clic en el grupo de palabras subrayadas a la derecha del menú de Ayuda Estas palabras cambian dependiendo del estado del archivo. Si estás trabajando activamente en un documento, se muestra «Guardar…» y es la única vez que no puedes hacer clic en él. Si no, dice «Todos los cambios guardados en la unidad» o «Última edición en», seguido de la fecha. Haga clic en uno de estos y aparecerá su historial de versiones.

Google Docs version history changes

Una lista de su historial de documentos aparece en una nueva columna a la derecha. Las versiones individuales se resumen bajo un encabezamiento para cada fecha. Amplíe cualquiera de ellos para ver una vista más detallada de los cambios.

Para volver a la versión actual, haga clic en la flecha de atrás en la esquina superior izquierda de la ventana.

Tenga en cuenta, sin embargo, que puede no tener un historial perfecto, ya que Google afirma en su documentación que «las revisiones de su archivo pueden fusionarse ocasionalmente para ahorrar espacio en el disco».

Cómo recuperar una versión de un documento de Google

Una vez que tengas acceso al historial de versiones de un Google Doc, puedes restaurar cualquier versión anterior. Simplemente haga clic en el archivo que desea abrir en la lista de versiones que se muestra a la derecha.

Cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

En la parte superior de la ventana, aparece un gran botón azul con las palabras «Restaurar esta versión». Cuando se restaura la versión seleccionada, se conservan todas las demás versiones, incluidas las creadas después de la versión actualmente seleccionada.

Cómo crear una copia de una versión anterior de un documento de Google

Además de restaurar una versión antigua de un archivo, también puedes crear una copia de él. Haciendo una copia, puedes hacer rápidamente diferentes versiones del mismo archivo. Este es un gran truco si estás solicitando un trabajo y quieres que cada currículum y carta de presentación sean únicos, pero no quieres empezar de cero cada vez.

Cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

Para hacer una copia, abra el historial de archivos, seleccione el archivo que desea copiar, haga clic en el icono con los tres puntos apilados y seleccione Hacer copia.

Consejos para la edición y el control de versiones en Google Docs

1) Nombra tus versiones

Ahora que sabes cómo encontrar tu historial de revisiones en Google Docs, puedes sacar más provecho de él nombrando diferentes versiones. Al nombrarlos, puede identificar fácilmente las versiones que podría querer restaurar más tarde o subcontratar para otro propósito. Si no les cambia el nombre, el nombre por defecto será la hora y la fecha. Puedes cambiarles el nombre usando uno de estos métodos:

  • Abre tu historial de versiones, haz clic en el icono con los tres puntos y selecciona Nombrar esta versión.
  • Seleccione en el menú Archivo > Historial de la versión > Nombre de la versión actual.

2) Rastrear los cambios en Google Docs

En la parte superior derecha de la barra de menú hay un botón de menú que se llama Editar por defecto. Haz clic en él y aparecerán dos nuevas opciones: Sugerir y mostrar.

Cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

El cambio a Sugerencias permite esencialmente seguir los cambios en el documento. Cuando tú y tu personal lo utilizan, Google Docs guarda todos los nuevos materiales y los cambios como sugerencias. Se muestran en un color diferente para facilitar su visualización. Puedes aceptarlos o rechazarlos individualmente o en masa .

3) Utilice la herramienta de comentarios para preguntas y discusiones

Los escritores y editores a menudo aprenden por las malas que añadir comentarios al material que se está creando puede llevar a que se publique inadvertidamente junto con la copia final. Google Docs tiene una herramienta de comentarios que permite a los escritores y editores discutir el contenido sin poner palabras innecesarias en la página. Estarán agradecidos de que lo hayas usado.

4) @ Usar la transmisión de mensajes

Haz que alguien se entere de una edición o un comentario usando la mensajería @ – o tal vez debería decir + la mensajería, ya que Google usa un icono diferente al de la mayoría de las otras aplicaciones. Si escribes @ en lugar de +, Google cambiará el símbolo por ti.

Cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

Para marcar la atención de una persona, cree un comentario y luego escriba un signo más (+) seguido del nombre o la dirección de correo electrónico de la persona. Google sugiere automáticamente la coincidencia más cercana de sus contactos. Si la persona no está ya en tus contactos, sólo tienes que introducir su dirección de correo electrónico. Tómate tu tiempo y hazlo bien antes de hacer clic en Intro. Todo lo que introduzca será enviado por correo electrónico a la persona inmediatamente, junto con un enlace al documento. Si hace cambios en el comentario, la persona también será notificada. Así que ahórrese el spam y piense en sus comentarios antes de pulsar Enter.

5) Escribir y editar sin conexión en Google Docs/Drive

¿Sabías que puedes utilizar Google Docs aunque tu ordenador o tu móvil no estén conectados a Internet? Tú puedes. Mi colega Eric Ravenscraft escribió un artículo completo sobre la configuración de Google Drive fuera de línea, con instrucciones paso a paso.

6) Desactivar las notificaciones por correo electrónico

Si escribes y editas mucho con la Suite G, puede ser molesto recibir un correo electrónico por cada cambio en un documento. Aprenda a desactivar estas notificaciones. Ve a Google Drive. Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha y abre tus ajustes. Selecciona Notificaciones a la izquierda, y luego desmarca la casilla de correo electrónico.

Cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

Las guías de referencia rápida son: Google Drive > Configuración > Notificaciones > E-Mail

Más consejos para el G-Suite

Si utilizas Google Docs a diario, algunos de nuestros útiles consejos sobre el G Suite te ayudarán a ahorrar tiempo y a utilizar el programa de forma más eficiente. Si sabes lo que tu software puede hacer, también puede darte nuevas ideas sobre lo que puedes hacer con tu trabajo.

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