Cómo puedes usar los equipos de Microsoft de forma gratuita

Si dirige su propio negocio o forma parte de un grupo de trabajo dentro de una empresa más grande, puede que necesite un lugar donde pueda comunicarse y colaborar con personas de dentro y fuera de su empresa. No tienes que pagar por costosas herramientas de colaboración como Office 365 o SharePoint porque usar los equipos de Microsoft es gratis.

En el pasado, Microsoft sólo ofrecía suscripciones de equipos para empresas con un precio mensual. Sin embargo, para competir con servicios como Slack, Microsoft introdujo una edición gratuita de Equipos en 2018, que ofrece una serie de beneficios.

Con la versión gratuita de Microsoft Teams, obtienes chat, audio y video llamadas ilimitadas, 10GB de almacenamiento de archivos para todo tu equipo y 2GB de almacenamiento personal para cada individuo. Microsoft Teams se integra con todas las aplicaciones de oficina en línea, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y OneNote, así como con más de 140 aplicaciones empresariales. Puedes añadir hasta 300 personas a tu red de contactos, que pueden estar dentro o fuera de tu empresa.

Tenga en cuenta que la versión gratuita de Microsoft Teams sólo está disponible para las personas que no tienen una suscripción comercial de pago a Office 365. Los suscriptores de Office 365 que intentan inscribirse en los equipos son redirigidos a una cuenta administrada para su plan existente. Los clientes que no tienen una licencia de equipo bajo una suscripción de Office 365 pueden registrarse para una prueba gratuita de un año.

Si tienes una suscripción a Office 365 y aún así quieres usar los equipos de forma gratuita, puedes simplemente inscribirte con una dirección de correo electrónico diferente. Si su dirección no está ya configurada como una cuenta de Microsoft, los equipos la configurarán en consecuencia.

Inscripción para los equipos de Microsoft

Para empezar con los equipos de forma gratuita, visita la página web de los equipos de Microsoft. Suponga que quiere usar el servicio para un negocio, haga clic en el botón Para el negocio.

Reunir los equipos de Microsoft

En la siguiente pantalla, introduzca el nombre de usuario de la cuenta que desea utilizar. Especifica cómo quieres usar los equipos: para la escuela, los amigos y la familia, o el trabajo. Introduce tu contraseña. Introduzca o confirme su nombre, nombre de la empresa y otros detalles. Luego haga clic en el botón Configurar los equipos .

Aplicación de equipos Microsoft

Luego se te preguntará si quieres usar la Aplicación de Equipos o la Aplicación Web en su lugar. La aplicación web para equipos es adecuada para la mayoría de las funciones básicas. Para aprovechar al máximo este servicio, debe instalar la aplicación de escritorio. Si no lo descargas durante la configuración inicial, recupéralo del sitio web de equipos de descarga. También deberías instalar la versión móvil de Microsoft Teams (iOS, Android), que ofrece muchas de las mismas características que la aplicación de escritorio y te ayuda a mantenerte en contacto con tu equipo mientras estás en movimiento. Para simplificar, trabajaremos con la aplicación web aquí.

Invitar a los miembros

En la pantalla de bienvenida, seleccione o confirme el nombre de la organización de su equipo. Haga clic en Siguiente. En la pantalla principal de Equipos, puedes elegir entre varias tareas. Sin embargo, tu primer paso debería ser invitar a otros a unirse a tu equipo.

Haz clic en el enlace Invitar a la gente en la parte inferior de la barra de menú izquierda. Entonces puedes invitar a la gente a través de un enlace compartido, tu propia lista de contactos de correo electrónico o un correo electrónico directo. Elija su opción preferida.

Enviar invitaciones

Revisemos el correo electrónico para este ejemplo. Puedes invitar a otros a unirse a tu equipo introduciendo sus direcciones de correo electrónico. Añade un nombre de visualización para cada persona en la columna de la derecha. Haz clic en el enlace Añadir más si necesitas espacios para otras direcciones. Haz clic en Enviar Invitaciones y luego cierra la ventana de Invitaciones.

Las personas que invites recibirán una notificación de invitación por correo electrónico y podrán unirse a tu equipo haciendo clic en el enlace proporcionado. Luego serán redirigidos a los equipos de Microsoft, donde también podrán elegir un nombre de pantalla y añadir una foto. En este punto, ahora puedes aprovechar todas las características incluidas en la versión gratuita de Equipos.

Discusiones de equipo

La siguiente tarea que puede querer abordar es iniciar una conversación en la que dé la bienvenida a todos los miembros de su equipo. Utiliza la pestaña Equipos para interactuar con todos los miembros de tu organización. Toca el cuadro de texto de esta ficha e introduce tu mensaje.

Utiliza los iconos debajo del cuadro de texto para formatear el texto, adjuntar archivos, añadir emoji o GIF, iniciar una videollamada y mucho más. Todos los demás en el equipo pueden entonces responder a tu mensaje y comenzar la conversación.

Compartir y editar archivos

Puedes compartir un archivo con todos los miembros de tu equipo. Haz clic en el icono «Adjuntar un clip» y selecciona el archivo que quieres compartir. Selecciona un archivo de la página web de tu equipo Microsoft, OneDrive o de tu ordenador.

Cuando compartes un archivo de Microsoft Office (documento de Word, hoja de cálculo de Excel, presentación de PowerPoint o cuaderno de OneNote), cualquier persona del equipo puede ver el archivo dentro de la interfaz del equipo. Los miembros del equipo también pueden editar el archivo en el navegador utilizando Office for the Web o la versión completa de la aplicación de Office, si está instalada en sus computadoras.

Llamadas privadas

En lugar de hablar con todo el equipo, puedes hablar en privado con una persona o un grupo más pequeño. Haz clic en el icono de chat de la barra de herramientas de la izquierda para comenzar. Haz clic en el enlace de Chat y llamadas privadas para ver un breve video sobre la función de chat. De lo contrario, haga clic en el icono para un nuevo chat en la parte superior de la pantalla. Si inicias un nuevo chat, introduce el nombre de la persona con la que quieres hablar en el campo Para en la parte superior de la pantalla. Escriba su mensaje en el campo Nuevo Mensaje en la parte inferior de la pantalla y haga clic en Enviar. Los chats existentes se almacenan en el lado izquierdo de la pantalla para facilitar el acceso.

Encuentros virtuales

A diferencia de otras estaciones de trabajo digitales, los equipos disponen de una herramienta integrada de audio y videoconferencia. Para usar esta característica, debes estar trabajando en Google Chrome, Microsoft Edge o la aplicación de escritorio de Windows Teams.

Inicie un chat de audio o vídeo haciendo clic en el botón Meet Now (que parece una cámara) debajo del cuadro de texto. Si es la primera vez que lo hacen, se les pedirá que permitan a los equipos de Microsoft usar su micrófono y su cámara.

Antes del comienzo de la reunión tienes la posibilidad de cambiar algunos detalles. Puedes añadir un tema para tu reunión y decidir si quieres celebrar una reunión de audio o de vídeo. Haga clic en el botón «Meet Now» para iniciar oficialmente la reunión.

En la ventana de la reunión, haz clic en los nombres de las otras personas a las que quieras unirte. Entonces puedes dirigir tu reunión. Dentro de la pantalla de la reunión virtual, puedes controlar el vídeo y el audio, emitir a otra pantalla, editar otros ajustes y finalizar la llamada.

Integración de la aplicación

Los equipos de Microsoft pueden integrarse con aplicaciones y servicios de terceros para ampliar la funcionalidad. Haz clic en el icono de Aplicaciones en la parte inferior de la barra de menú izquierda. Selecciona la aplicación que quieres instalar. En la pantalla de configuración, selecciona tu equipo y luego haz clic en el botón Instalar. Los equipos también pueden integrarse con muchos servicios diferentes de Microsoft y de terceros, como las aplicaciones de gestión de proyectos Trello y Asana, aplicaciones de productividad como Evernote y SurveyMonkey, utilidades como Polly y GitHub, y más.

Uso de integraciones

Una vez que una aplicación se integra en los equipos, puedes acceder a ella directamente desde tu página de equipos. Por ejemplo, si has instalado la aplicación de Noticias, un botón para ello aparecerá debajo del campo de texto en tu página de Equipos, permitiéndote insertar el contenido de la aplicación directamente en tus conversaciones.