Cómo evitar la falta de tiempo de correo electrónico

Los correos electrónicos destruyen la productividad, y casi nadie se da cuenta de lo malo que es. El tiempo que la gente pasa en los programas de correo electrónico es asombroso, representando casi el 30 por ciento de su tiempo de trabajo diario. Pero hay una forma de controlar esto. Y puedes controlar el problema del correo electrónico sin reducir necesariamente el tiempo total que dedicas al mismo. La solución, que explicaré más adelante, depende de que primero se comprenda mejor el problema.

El correo electrónico es peor que Facebook

Las investigaciones demuestran que el correo electrónico es peor para su productividad que Facebook, y el problema es que la gente no se da cuenta de cuánto tiempo pasa en el correo electrónico.

Robby Macdonell, vicepresidente de desarrollo de productos de RescueTime, está de acuerdo, basándose en lo que ve y escucha de los usuarios. RescueTime es una herramienta de gestión del tiempo que realiza un seguimiento de las aplicaciones y sitios web que utiliza en su ordenador y en su dispositivo móvil. Luego crea informes que muestran cómo pasas tu tiempo.

Le pregunté a Macdonell qué tendencias de productividad ven él y sus colegas de RescueTime cuando miran los datos recogidos de sus usuarios en su totalidad. «La mayor tendencia que vemos es que el tiempo de la gente tiende a estar dominado por las aplicaciones de comunicación. El correo electrónico en particular es el que siempre está primero en nuestros datos», dice Macdonell.

«Una cosa que escuchamos de la gente que se inscribe en RescueTime es: ‘ Tengo miedo de ver lo que dicen los datos porque no quiero ver cuánto tiempo paso en Facebook o Reddit. A menudo dicen una semana más tarde: ‘ No fue tan malo como pensé, pero oh Dios mío, paso mucho tiempo en los correos electrónicos ‘,» añadió Macdonell.

¿Por qué el correo electrónico es ‘malo’?

Entonces, ¿por qué es malo el correo electrónico exactamente? Algunos expertos en productividad dicen que es porque el correo electrónico es «trabajo sobre trabajo» y no el trabajo en sí mismo. Otro argumento, probablemente más cierto, es que el correo electrónico nos interrumpe constantemente. El tiempo que pasamos en el correo electrónico no es el problema. Es porque el tiempo se reparte a lo largo del día.

Especialmente los trabajadores del conocimiento suelen necesitar períodos de concentración ininterrumpida para hacer el trabajo realmente importante. «La mayoría de la gente pasa por alto el hecho de que el correo electrónico es la actividad que te va a distraer de ese pensamiento creativo a lo largo del día», dijo Macdonell.

Leer un correo electrónico más de una vez lleva a una sobrecarga y te cansa, dice Mikael Berner, CEO de EasilyDo, una aplicación que automatiza pequeños aspectos de tu vida y te ayuda a ahorrar tiempo. Cuando revisamos los e-mails todo el día, no los procesamos ni nos preocupamos por ellos, y esos segundos se suman a una pérdida de tiempo. «Si quieres abrir un correo electrónico, haz algo con él, como responderlo, o bórralo o archívalo. Ni siquiera abras un correo electrónico si no puedes editarlo inmediatamente.

Además, los sistemas de comunicación están diseñados para notificarle cuando llega un nuevo mensaje. «Te siguen llamando con alertas», dijo Macdonell. «Cada vez es más raro que tengas más de unos minutos antes de que te detengan para otra actividad. Incluso si no lees todos los correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada en su totalidad, tu atención se divide cuando recibes una notificación de que un nuevo correo electrónico ha llegado. E incluso si no tienes las alertas activadas, sigues perdiendo la atención cada vez que revisas tu bandeja de entrada para ver si alguien está tratando de enviarte un correo electrónico sobre un asunto urgente.

«No es como si alguien pasara el 30 por ciento de su tiempo en el correo electrónico al principio del día y luego el resto del día en otras cosas», dijo. «Está muy disperso, lo que sugiere que se le interrumpe constantemente.

Cómo luchar contra el correo electrónico

Puedes salir del correo electrónico y volver al trabajo real y duro. Esto puede hacerse en pocas semanas y en cinco simples pasos.

1. Instale un programa de registro de tiempo, como RescueTime o Toggl, y deje que registre cuánto tiempo pasa en el correo electrónico cada día y cuándo Asegúrate de que todas tus aplicaciones de correo electrónico y de chat se clasifiquen con precisión como comunicaciones.

2. Esperar unas dos semanas para tener suficientes datos Luego, seleccione al azar una fecha y vea su informe horario. Estás en buena forma si tu uso de la comunicación se centra en una o dos veces al día. Está en mal estado y necesita hacer cambios si sus aplicaciones de comunicaciones se extienden en pequeñas porciones a lo largo del día, como se muestra en la siguiente figura.

El objetivo no es necesariamente reducir el número de horas que pasas en el correo electrónico. El objetivo es hacer que el tráfico de correo electrónico sea menos disperso y más enfocado para que sus informes se vean más como esto:

3. Usar sus patrones para establecer una o dos veces al día en las que no revisará sus correos electrónicos. Para muchas personas, la mañana hasta una hora antes de la pausa del almuerzo y la tarde, que comienza una hora después de la pausa del almuerzo, son momentos ideales. Durante estos tiempos, cierra las aplicaciones de correo electrónico y bloquea el webmail instalando una herramienta libre de distracciones como StayFocusd. Si tiene una cuenta de RescueTime Premium, puede utilizar sus herramientas para bloquear el acceso al correo web.

4. también selecciona un momento en el que recuperas los correos electrónicos . Asumamos que tu enfoque no electrónico es entre las 9:00 y las 11:30 y tu sesión de correo electrónico es entre las 11:30 y el mediodía. Si son las 11:10 a.m. y te sientes tentado a recuperar los correos electrónicos, será más fácil evitarlo si tienes una hora predeterminada para abrir esta bandeja de entrada.

5. si está paranoico de que un mensaje urgente e importante llegue mientras intenta trabajar, establezca un sistema de notificación VIP. Los usuarios del iOS ya tienen este sistema incorporado en su aplicación de correo. Si no está usando el iOS o quiere un sistema de notificación VIP con más opciones y personalizaciones, pruebe AwayFind. En ambos casos puedes recibir una notificación, por ejemplo, una notificación push en tu teléfono o incluso un mensaje de texto cuando una persona muy importante te envía un correo electrónico. Esto significa que sólo puedes recuperar los correos electrónicos cuando recibes una notificación, lo cual esperamos que sea raro. Todos los demás correos electrónicos pueden esperar.

Otro truco que uso personalmente es retrasar la apertura de mis aplicaciones de correo electrónico tan pronto como empiezo a trabajar. Prefiero hojear los correos electrónicos del trabajo en mi teléfono por la mañana sólo para comprobar los asuntos realmente urgentes. La razón por la que uso el teléfono es porque me resulta más fácil apagarlo que mi portátil o mi ordenador de sobremesa cuando no hay nada que requiera mi atención inmediata. Si veo un correo electrónico que es importante pero no urgente, podría añadir una estrella. Si es realmente urgente, respondo directamente desde el teléfono. Pero como a mí no me gusta leer o escribir por teléfono, no me siento tentado a meterme en otros correos electrónicos que no son realmente urgentes.

Son estos pequeños trucos que se suman a grandes ganancias para mantenerte alejado del correo electrónico y volver al trabajo lo que importa.