Cómo destruir los correos electrónicos con el software de gestión de proyectos adecuado

El correo electrónico aumenta el estrés, crea trabajo innecesario y hace que la gente se sienta abrumada. En estas condiciones, nadie en el trabajo puede ser la mejor versión de sí mismo. En los últimos años, las organizaciones han comenzado a abandonar el correo electrónico en favor de aplicaciones de mensajería de equipo como Slack y otras herramientas de comunicación en el lugar de trabajo. Si su equipo podrá abandonar su tradicional bandeja de entrada depende de encontrar la herramienta o el conjunto de herramientas adecuadas. Para muchos equipos, el software de gestión de proyectos debería ser parte de la solución.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Los programas informáticos de gestión de proyectos, también conocidos como aplicaciones de gestión de proyectos, son herramientas en línea con las que los equipos pueden hacer un seguimiento de su trabajo. En el sentido más amplio, una aplicación de gestión de proyectos puede ser cualquier cosa, desde un complejo software de gestión de trabajos como Microsoft Project hasta una simple aplicación de tareas. Las aplicaciones más sofisticadas incluyen otras herramientas empresariales para la gestión de recursos, el seguimiento del tiempo dedicado a una tarea o incluso la facturación.

A menudo diferenciamos entre diferentes tipos de instrumentos de colaboración e instrumentos de gestión de proyectos para facilitar la recomendación de la aplicación correcta para el propósito correcto. Sin embargo, estas dos categorías y algunas otras (como las aplicaciones de la junta de kanban y las aplicaciones de gestión del trabajo) se superponen considerablemente. Así que aunque a veces opino que aplicaciones como Asana, Trello, Airtable y Basecamp no son aplicaciones puras de gestión de proyectos , podemos incluirlas aquí.

Cómo destruir los correos electrónicos con el software de gestión de proyectos adecuado

¿Qué hace en el campo de los programas informáticos de gestión de proyectos?

Cada aplicación de gestión de proyectos es un poco diferente, pero la mayoría de ellas te permiten ver diferentes aspectos del trabajo de tu equipo sin tener que preguntar a tus colegas.

Cuando inicie la sesión, verá todas las tareas que su equipo necesita completar y los plazos. Puedes ver a quién se le confió qué tarea, si y cuando se completó y si tenían algún comentario. Si uno de sus colegas se ausenta inesperadamente, puede entrar en la aplicación de Gestión de Proyectos y ver si se le ha asignado algo urgente hoy que otro miembro del equipo debía recoger. Si actualmente estás enviando un correo electrónico a alguien para decirle que una tarea está terminada, haciendo preguntas sobre una tarea o enviando algo para su aprobación, probablemente te beneficiarías de una aplicación de gestión de proyectos.

Hay más de lo que se ve a simple vista. Cuando usted y sus colegas utilizan una aplicación de gestión de proyectos, la aplicación cuenta el trabajo realizado. ¿Cuántas tareas se completaron a tiempo? ¿Está el proyecto en general en el plazo previsto para ser completado a tiempo? Las robustas aplicaciones de gestión de proyectos vienen con todo tipo de tablas y gráficos para ayudarte a hacer un seguimiento de estas cosas. De esta manera, puedes detectar cuando el proyecto está a punto de fracasar y trabajar para evitarlo. Pero no nos distraigamos. Atengámonos a la cuestión de cómo las aplicaciones de gestión de proyectos facilitan la comunicación.

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¿Qué hace un director de proyecto?

Un proyecto es una serie de tareas. Un director de proyecto es la persona que conoce todas estas tareas, o al menos las supervisa. A veces el director del proyecto distribuye las tareas o las pone en un fondo común para que la gente las utilice. El director del proyecto entonces lleva la cuenta de las tareas y de las personas que las hacen hasta que todas están hechas.

No todos los equipos tienen un director de proyecto en sí, pero la mayoría tienen a alguien a cargo. Este puede ser el dueño de un negocio, un gerente o un líder de equipo. Quienquiera que sea su persona de contacto o su responsable diario de la toma de decisiones, es su director de proyecto.

Por qué el correo electrónico es malo para los proyectos

El correo electrónico es el correo electrónico, que sé que suena obvio, pero quédate aquí conmigo. El correo es una forma terrible de asignar el trabajo. Imaginen que sus tareas les llegan por correo postal. Es casi ridículo. No hay mucha diferencia entre el correo electrónico y el correo normal, excepto que es más rápido.

Piensa en lo que el correo electrónico puede hacer bien:

  • comunicación asincrónica con una pista de papel
  • Entrega de documentos

Ahora considera lo que un director de proyecto necesita saber cuando gestiona una serie de tareas:

  • quién está disponible
  • cuánto trabajo tiene asignado actualmente cada empleado y cuándo debe hacerlo
  • el progreso del trabajo que ya está asignado (por ejemplo, «A John se le han asignado dos tareas y ambas están completadas en un 90 por ciento»)
  • un calendario con plazos
  • la capacidad de priorizar y volver a priorizar las tareas en función de las necesidades del proyecto

Hacer este tipo de trabajo por correo es ridículo.

Más importante aún, la forma en que la mayoría de los oficinistas usan el correo electrónico conduce a interrupciones. Cuando llegan nuevos mensajes de correo electrónico con baches o notificaciones emergentes, los empleados suelen comprobar si el mensaje entrante no es urgente. Luego vuelven a lo que estábamos haciendo hasta la siguiente interrupción. Los empleados hacen esto todo el día, revisando y escaneando su correo electrónico. Varios estudios muestran que el uso del correo electrónico ocupa alrededor del 30 por ciento de la jornada de un trabajador del conocimiento y que el tiempo se distribuye uniformemente a lo largo del día en lugar de en secciones discretas. En otras palabras, el correo electrónico nos interrumpe constantemente.

Las interrupciones suelen tener un efecto neto negativo, aunque puede que no sea como usted piensa. Las interrupciones hacen que las personas se sientan más estresadas y les hacen sentir que tienen una carga de trabajo mayor de la que realmente tienen. La gente también se siente más frustrada y está bajo una mayor presión de tiempo.

La forma en que la gente maneja el correo electrónico también lleva a una pérdida de tiempo. Perdemos tiempo cuando tenemos que releer el mismo correo electrónico que escaneamos antes, porque hemos olvidado lo que había en él. Si olvidas la fecha de entrega de un mensaje importante, lleva tiempo recuperarlo del correo electrónico. ¿Y si el correo electrónico que desentierras es viejo y la fecha se ha adelantado una semana?

Todo esto sugiere que el correo electrónico no fue diseñado para gestionar tareas. Es la herramienta equivocada para el trabajo.

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Comunicación con un servicio de gestión de proyectos

La gestión de proyectos significa hacer malabares con las personas y los recursos, llevar la cuenta del tiempo y reasignar o volver a priorizar las tareas a medida que la situación cambia. Los programas informáticos de gestión de proyectos están diseñados para abordar estas y otras cuestiones que suelen surgir en el curso de un proyecto.

¿Qué se siente al comunicarse en una aplicación de gestión de proyectos en comparación con el correo electrónico? Es como ver la diferencia entre ver algo con tus propios ojos y leer una descripción de ello. En el primer escenario, tienes control sobre lo que quieres ver y cuándo. En el segundo escenario, dependes de que otras personas escriban mensajes que te digan lo que ellos piensan que es más importante – o peor, lo que ellos piensan que tú quieres oír.

Las diferentes aplicaciones de gestión de proyectos tienen diferentes herramientas de comunicación. Casi todos ellos apoyan las menciones @, por ejemplo. Dado que Slack y otras aplicaciones de mensajería de equipo se han vuelto tan populares, a menudo puedes conectarlas a tu aplicación de gestión de proyectos y enfocar tus conversaciones en un solo lugar. Si aún no tienes una aplicación de chat en equipo, puedes saltarla y buscar una aplicación de gestión de proyectos que tenga un campo de chat in-app en su lugar. Tanto Zoho Projects como ProofHub los ofrecen.

Supongamos que el proyecto en cuestión tiene muchos elementos visuales, y el equipo que trabaja en él necesita discutirlos. Tu vida será mucho más fácil si tienes herramientas de marcado de imágenes en tu aplicación de gestión de proyectos. Esto le permite garabatear electrónicamente en una imagen y adjuntar comentarios, facilitando que todos los miembros de su equipo den y entiendan los comentarios. Volerro es un ejemplo de una aplicación de gestión de proyectos con herramientas de marcado.

Como se mencionó anteriormente, los programas de gestión de proyectos se encargan de todas las cosas básicas que hay que hacer malabares y seguir, como las tareas, los plazos, el progreso y los destinatarios de las tareas. Toda esta información es visible para aquellos que la necesitan. En este sentido, hay menos necesidad de comunicarse sobre este tipo de asuntos. Nunca tienes que enviar un correo electrónico a nadie y a media docena de CCs para saber si ya casi han terminado una tarea cuando puedes entrar en el sistema y ver que está 75% completa. Muchas de las cosas que hay que leer entre líneas cuando se utiliza el correo electrónico para la gestión de tareas se vuelven repentinamente muy claras cuando se utiliza un software de gestión de proyectos.

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Menos tiempo para el correo electrónico significa más tiempo para el trabajo

Los beneficios de que un equipo se comunique a través de una aplicación de gestión de proyectos en lugar de por correo electrónico pueden ser enormes. La mera reducción del volumen del correo electrónico sin duda hará feliz a todo el mundo, pero eso palidece en comparación con el valor añadido que se deriva de una mayor transparencia sobre quién hace qué, qué más hace y el estado de cada tarea. Hace mucho más fácil tener a mano información precisa mientras se trabaja, para que los responsables de la toma de decisiones puedan tomar buenas decisiones.

Para obtener consejos más específicos sobre cómo trabajar con una aplicación de gestión de proyectos, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 características del proyecto Zoho para organizar su negocio.

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