Cómo crear una lista de tareas y un calendario para la familia

¿Cómo te mantienes organizado con otras personas de tu casa o familia cercana? Cuando uno de ustedes va a la tienda, ¿es fácil para todos los demás entrar en la lista de compras? Si uno de ustedes está planeando un descanso de vacaciones e ingresa las fechas en su calendario, ¿los demás pueden verlas? La vida es mucho más fácil y más organizada si puedes compartir tu lista de tareas y tu calendario con las personas adecuadas, ya sea una pareja, un pariente que dependa de ti, un hijo adulto, un compañero de habitación.

Cómo crear una lista de tareas y un calendario para la familia

¿Cómo puedes compartir una lista de tareas y un calendario con otros? Es sorprendentemente fácil, si eliges las herramientas adecuadas. La mayoría de los calendarios en línea ofrecen una función de «compartir calendario». Sólo tienes que saber cómo configurar el intercambio y asegurarte de que todos los demás entienden cómo funciona. A continuación encontrarás instrucciones para configurar calendarios compartidos en Google Calendar y Apple Calendar. Si estás usando un calendario diferente, las instrucciones deben ser muy similares.

Para compartir una lista de tareas, debes seleccionar una aplicación que ofrezca específicamente colaboración. Algunos ejemplos son Todoist, TickTick, Remember the Milk y Microsoft Todo. Después de probarlos, Todoist es la «Editors’ Choice» de PCMag, y es mi aplicación favorita de colaboración de listas de tareas. En las siguientes instrucciones me referiré a Todoist, pero debería ser similar en otras aplicaciones también.

Cómo compartir un calendario

Cuando compartes un calendario con otra persona, pueden ver todo lo que le añades. No tienes que invitarlos a cada nuevo evento que crees.

Antes de compartir un calendario con tu familia, debes decidir cuánto quieres compartir. Puedes crear varios calendarios con cualquier calendario online importante, como Google Calendar y Apple Calendar. Puedes tener uno para el trabajo, uno para eventos personales, y así sucesivamente.

Si sólo quieres compartir los eventos seleccionados, primero debes crear un nuevo calendario llamado «Familia» o «Hogar» y luego usarlo sólo para los eventos que quieres que otros vean. Si tiene más sentido compartir un calendario que ya ha configurado, puede hacerlo en su lugar. Pero ten en cuenta que cualquiera con quien lo compartas puede ver todo lo que contiene.

Paso 1 Crear o seleccionar un calendario

Crea un nuevo calendario para tus eventos compartidos o selecciona un calendario existente para compartirlo.

Cómo crear una lista de tareas y un calendario para la familia

En Google Calendar, busca más calendarios y un signo más en la esquina inferior izquierda.

En Calendario de Apple, ve a Archivo > Nuevo Calendario y selecciona la ubicación donde quieres guardar el calendario.

Paso 2. Liberación y selección del nivel de autorización

Ahora que tienes un nuevo calendario (o has elegido uno ya existente), compártelo haciendo clic en él y seleccionando la opción «Compartir».

En Google Calendar, mueve el ratón sobre el nombre del calendario a la izquierda. Cuando aparezcan tres puntos apilados, haz clic en ellos y selecciona Configuración y Compartir.

En Calendario de Apple, haz clic con el botón derecho del ratón en el calendario y selecciona Compartir configuración. Si sólo usas un iPhone o un iPad, puedes compartir tu calendario siguiendo estas instrucciones.

En ambos casos, invita a la gente a unirse a ti por correo electrónico o introduciendo su nombre. Esta opción es más adecuada para uso doméstico que la publicación del calendario y el anuncio del enlace.

Ahora tienes que elegir algunos ajustes para el nivel de permiso. Según el calendario que utilice, podrá ver los eventos; ver, editar y crear eventos; o ver, editar y crear eventos y administrar la configuración de uso compartido. Decide lo que es correcto para ti.

Cómo crear una lista de tareas y un calendario para la familia

Aquí están las opciones de permisos en Google Calendar.

Cómo crear una lista de tareas y un calendario para la familia

La imagen de arriba muestra las opciones de permisos en el Calendario de Apple.

Paso 3. Ayudar a otros con la configuración

Asegúrate de que la gente con la que has compartido el calendario pueda verlo. Si están trabajando con un calendario compartido por primera vez, pueden confundirse sobre cómo hacerlo visible o invisible en su propia aplicación de calendario.

Cómo compartir una lista de tareas con otros

Hay algunas aplicaciones de listas de tareas que permiten compartir listas para que varias personas puedan añadir tareas pendientes y también marcar tareas. Para este ejemplo utilizo Todoist.

Paso 1. crear un nuevo proyecto

La lista de tareas que compartirán se llama proyecto. Crea un nuevo proyecto que quieras compartir, o selecciona un proyecto existente. Lo haces presionando el signo más junto a Proyectos. Dale un nombre y asígnale un color.

Paso 2 Compartir el proyecto con otros

Ahora mueve el ratón sobre el nombre del proyecto hasta que aparezcan tres puntos horizontales. Haga clic allí y seleccione Proyecto de liberación. Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir la lista y haga clic en Invitar.

Paso 3 Conocer las cuerdas

La lista que compartiste es ahora visible para todas las personas que invitaste. Pueden trabajar con usted sin restricciones. Puede asignarles tareas individuales. Puedes añadir nuevas tareas y asignarles tareas. Puedes marcar las tareas que han creado, y ellos pueden hacer lo mismo. Si alguien marca una tarea completada en la lista compartida, usted recibirá una notificación.

Asegúrate de que todos los que compartan la lista entiendan que todos los demás pueden ver todas las tareas que han creado y editado.

Manténganse organizados juntos

En el entorno empresarial hablamos mucho de la compra de software de colaboración. La gente necesita creer que la aplicación funcionará bien para ellos antes de comprometerse a usarla. En los entornos de colaboración, todos también necesitan ponerse de acuerdo sobre cómo y con qué maneras se debe utilizar.

Lo mismo se aplica cuando se trabaja con personas en un ambiente personal. Si compartes una lista de tareas y un calendario, todos deben conocer las reglas, tanto explícitas como implícitas. Si pongo un artículo en la lista de la compra, ¿significa que lo necesitamos ahora, o es algo que me gustaría tener cuando esté disponible? Puede llevar algo de tiempo averiguar cuáles son estas reglas. Sea paciente y cometa un error de sobrecomunicación si no está seguro. Esperamos que en poco tiempo vea los beneficios de compartir su calendario y lista de tareas con las personas adecuadas para ayudarle a organizar mejor su vida.

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