Cómo compartir archivos de Google Drive

Has creado un archivo en Google Drive que quieres compartir con otros. Esto no es un problema. Uno de los puntos fuertes del software es su capacidad de jugar bien con los demás.

De hecho, hay tantas formas de compartir Google Docs, hojas y diapositivas que el proceso puede ser confuso. ¿Quieres que otras personas puedan editar o sólo ver tu archivo? ¿Necesitas darles acceso a la versión en vivo o estática del documento? Sus opciones de compartir dependen de las respuestas a estas preguntas.

Google Drive consta de varios programas, entre los que se encuentran Docs para el procesamiento de textos, hojas de cálculo y diapositivas para presentaciones. El proceso para compartir dentro de cada programa es bastante similar; a continuación nos centraremos en Google Docs.

Puedes acceder a Google Docs de varias formas: desde el sitio web de Google Docs en tu navegador, desde el programa Google Backup and Sync de tu ordenador o desde las aplicaciones de Google Docs para iOS o Android.

Liberar un documento en vivo

Share a Live Document
Acaba de crear y completar un documento y ahora quiere compartirlo. En este caso, quieres compartir el documento en vivo con una o más personas. Haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha (o haz clic en el menú Archivo y elige Compartir).

Añadir el destinatario

Cómo compartir archivos de Google Drive

Introduce un contacto de Google o la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir el archivo; puedes compartir un archivo con un máximo de 200 personas o grupos. Haz clic en la flecha desplegable y selecciona si quieres que la(s) persona(s) pueda(n) editar el documento, añadirle comentarios o simplemente verlo. También puedes añadir una nota a la invitación por correo electrónico. Haz clic en Enviar.

Si la persona tiene una cuenta de Google, se le enviará su correo electrónico. Si el destinatario no tiene una cuenta de Google, se le ofrecerán dos opciones. Puedes enviar una invitación. En este caso, la persona tiene 14 días para acceder con una cuenta de Google para editar, comentar o ver el documento.

Alternativamente, puede crear y enviar un enlace a su documento. En este caso, el destinatario puede ver el documento sin una cuenta de Google, pero no puede editarlo ni comentarlo.

Recibir una invitación

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Por otro lado, el destinatario abre su correo electrónico y hace clic en el botón Abrir en Docs. Si la persona tiene una cuenta de Google, se le pedirá que acceda para editar, comentar o ver el documento en Google Docs.

Si la persona no tiene una cuenta de Google y has seleccionado la opción de enviar el enlace, el documento se abrirá en Google Docs, donde la persona podrá leerlo pero no podrá comentarlo ni editarlo. Esa persona sólo puede solicitar un comentario o acceso de edición si tiene una cuenta de Google.

Si la persona tiene una cuenta de Google y accede al documento con permiso para editarlo, puede hacer clic en el botón «Editar» de la esquina superior derecha y cambiar la opción a «Sugerir» o «Ver». Si la persona con permiso para hacer comentarios accede al documento, puede hacer clic en el botón Sugerir y cambiar la opción a Sugerir o Ver.

Obtener el enlace de liberación

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Para distribuir un enlace directo al documento en lugar de enviar invitaciones, haga clic de nuevo en el botón «Compartir» y luego haga clic en la opción «Obtener enlace para compartir». Esta opción es útil si desea compartir el documento con varias personas en cualquier momento, por ejemplo si desea ponerlo en un canal de Slack.

Seleccione los permisos

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Haz clic en el menú desplegable «Cualquiera con el enlace puede…» para seleccionar los permisos correctos. Aquí puedes dar a los destinatarios la oportunidad de editar, comentar o ver.

Enlace de liberación de copias

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Haga clic en el botón para copiar el enlace. Ahora puede pegar el enlace en otra aplicación para compartir el documento. Los destinatarios sólo tienen que hacer clic en el enlace para acceder al documento, pero, de nuevo, deben iniciar sesión con una cuenta de Google en un plazo de 14 días para editar o comentar el documento.

No hay registro en Google

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¿Y si quieres que la gente pueda editar o comentar el documento sin tener que acceder a Google? Vuelve a hacer clic en el botón Compartir. Haz clic en el menú desplegable de «Cualquiera con el enlace puede…» y haz clic en Más.

Vincular las opciones de compra de acciones

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Ahora puedes jugar con tres opciones para compartir enlaces. La primera opción para Público en la Web permite que todos accedan a su documento en la Web usando el enlace correcto. Puede establecer permisos para restringir a otros usuarios la posibilidad de editar, comentar o simplemente ver el documento. Según los permisos que elijas, los destinatarios pueden editar, comentar o simplemente ver el documento sin tener que acceder a Google.

La segunda opción para Todos con el enlace permite a las personas acceder a su documento si conocen su URL. Esta opción es un poco más segura que la primera, dependiendo de cuánto se espera que se libere el enlace.

La tercera opción para Off desactiva el intercambio de enlaces, de modo que sólo las personas que usted invita directamente pueden acceder al documento.

Opciones avanzadas de intercambio

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A continuación, ¿cómo puede hacer más fácil compartir el enlace a su documento o despejarlo por completo? Haga clic en el enlace de Avanzado.

Opciones para compartir y permisos

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Aquí puedes compartir el enlace a través de Gmail, Google+ (por ahora), Facebook o Twitter. Puedes revisar los permisos de todos con los que has compartido el archivo, o eliminar a todos completamente del archivo compartido. También puede habilitar una opción para evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevas personas, y puede desactivar las opciones de descarga, impresión y copia para los comentaristas y espectadores.

Publicar en la Web

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No hemos terminado. Hay más trucos de intercambio en la manga de Google. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Publicar en la Web.

Preparar la publicación

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En la ventana Publicar en la Web, haga clic en la flecha hacia abajo para Contenido publicado Configuración. Puede decidir si su documento público debe ser actualizado cada vez que haga un cambio. Por defecto, su documento se publica como una página web independiente. Haz clic en Publicar y responde Sí cuando Google te pregunte si estás seguro.

También puede optar por incrustar el documento si desea generar un código que le permita incrustarlo en una página web existente. Luego copias el código incrustado.

Sitio web publicado

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Su documento se publicará como una página web accesible a cualquiera que tenga el enlace.

Detener la publicación

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Para desactivar el documento como página web, haga clic en el botón «Detener la publicación».

Correo electrónico como archivo adjunto

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Por último, puede enviar su documento por correo electrónico en uno de varios formatos. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Correo electrónico como archivo adjunto.

Cambiar el formato del archivo

En la ventana «E-mail as Attachment», haga clic en el menú desplegable «Attach As». Puede elegir entre abrir su documento en formato PDF, documento de Word, archivo de texto enriquecido, página HTML, archivo de sólo texto o documento. También puede optar por incluir el documento en el propio correo electrónico.

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