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Una aplicación de exploración con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es esencial para la organización. Las mejores aplicaciones de escaneo te ayudan a capturar todo tipo de información, como diapositivas de presentaciones de una reunión, notas en la pizarra, tarjetas de visita, sin mencionar los documentos importantes. También son útiles para otras aplicaciones, desde la digitalización de recetas en papel hasta el almacenamiento de garantías.
Hace unos años tuve que conseguir un nuevo pasaporte y entregarlo el mismo día para un visado. Justo después de recoger el pasaporte, pensé: «Probablemente debería tener una copia de él antes de entregarlo. Saqué mi celular y lo escaneé. De hecho, la visa tomó más de dos semanas, y mientras tanto necesitaba los detalles de mi pasaporte para un montón de papeleo. ¡Qué bueno que tenía una copia legible!
Contenido:
¿Cómo funciona el escaneo de aplicaciones?
Si usas una aplicación de escaneo móvil, no es muy diferente a tomar una foto. En un entorno ideal, reproduce el documento sobre un fondo contrastado y apunta la cámara del teléfono hacia él.
La aplicación de escaneo te guía a través del proceso. Normalmente, le dice que alinee los bordes del documento con las marcas de corte en la pantalla del teléfono. Sujétese lo más fuerte que pueda, pero no se preocupe. La aplicación se ajustará a los pequeños movimientos. El proceso de escaneo toma un segundo o dos. Cuando esté completo, normalmente verá una vista previa de su documento. La aplicación normalmente te preguntará si quieres añadir más páginas o iniciar un nuevo escaneo.
Podrías considerar saltarte una aplicación de escaneo por completo y tomar una foto de todo el papel que quieras almacenar digitalmente en su lugar. Podrías, pero hay dos inconvenientes. En primer lugar, es poco probable que una imagen sea tan clara como un escaneo, por lo que se corre el riesgo de no tener un texto legible. Segundo, no puedes buscar en el texto, lo que podría hacer extremadamente difícil encontrar lo que necesitas más tarde.
¿Qué debería escanearse con una aplicación de escaneo?
Veamos ejemplos de cómo puedes mantenerte organizado con una aplicación de escaneo. A continuación, explicaré qué características deben buscar en las mejores aplicaciones de escaneo y nombraré algunas aplicaciones que tengan estas características.
Tarjetas de visita
La próxima vez que alguien le dé una tarjeta de visita, utilice una aplicación de escaneo para capturar la información de contacto de esa persona y luego devuelva la tarjeta. Demostrarás lo fácil que es no tener papel y capturar la información de esa persona en un formato digital para no tener que escribir nada más tarde. Algunas aplicaciones de escaneo pueden reconocer tarjetas de visita y crear una nueva entrada en la aplicación Contactos. Otros buscan en LinkedIn para sugerir una conexión con él.
Pizarras blancas y material de presentación
En las reuniones, la mayoría de nosotros queremos dar a cada orador toda nuestra atención. Esto es difícil cuando miramos una presentación o una pizarra y esperamos no perder ningún detalle importante. Una buena solución es escanear rápidamente las diapositivas u otros materiales a medida que aparecen, sabiendo que se pueden volver a ver más tarde.
Documentos para enviar o guardar
Aunque a muchas personas y organizaciones les gusta enviarle documentos digitales, todavía hay muchos casos en los que nos encontramos con el papel. Suponga que su banco le da un documento importante para firmar, pero quiere que su abogado lo compruebe primero. Es un buen momento para usar tu aplicación de escaneo. Escanea algunas páginas para poder enviarlas por correo electrónico. Algunas aplicaciones de escaneo incluyen una herramienta que permite firmarlas digitalmente.
Otros papeles importantes que puede querer escanear y asegurar son los registros de vacunación, registros de impuestos y documentos legales (nacimiento, matrimonio, inmigración, etc.).
Qué buscar en una aplicación de escaneo
Las mejores aplicaciones de escaneo capturan sus documentos de forma clara, hacen que el texto pueda ser buscado y le ayudan a almacenar los archivos terminados en los lugares correctos. Aquí encontrarás lo que necesitas buscar:
Detección automática de bordes
Una gran aplicación de escaneo y OCR encuentra automáticamente los márgenes de sus documentos. Cuando apunte la cámara al papel, las marcas de corte que ve en la pantalla deberían encontrar automáticamente el borde del documento y ajustarse a las diferentes dimensiones. Así que si estás escaneando una hoja de papel A4 o una tarjeta de visita, la aplicación la encontrará automáticamente.
Opciones para guardar y exportar
Las mejores aplicaciones de escaneo te dan opciones donde puedes guardar o exportar el texto recién escaneado, como Google Drive, Dropbox u otro servicio de almacenamiento. No quieres una aplicación que te obligue a almacenar documentos en una nueva ubicación.
OCR
Mencioné el OCR al principio de este artículo. Si tienes OCR, todas las palabras escaneadas se convierten en texto. También puedes copiar y pegar o editar el texto. Supongamos que escaneas una receta y encuentras que contiene un error de imprenta. Con una muy buena aplicación de escaneo y OCR, deberías ser capaz de corregir el error de imprenta. Algunas aplicaciones pueden convertir el texto final en un formato de procesamiento de textos conocido como .docx. Otros permiten cambiar el texto directamente en la aplicación sin tener que abrir primero el documento en un programa de procesamiento de textos.
Con el OCR también se puede buscar en el texto de los documentos. Esto significa que si quiere encontrar los documentos de vacunación, puede intentar buscar el nombre de su médico para encontrar el archivo. No necesitas recordar cómo llamaste al archivo. Si usas mucho la búsqueda para encontrar archivos, entonces definitivamente necesitas OCR.
Funcionalidad de búsqueda
Tal vez no eres súper organizado cuando se trata de exportar tus archivos y guardarlos en un lugar diferente. En este caso querrías ser capaz de buscar en el contenido de la aplicación de escaneo todo lo que has escaneado una vez y necesitas ahora. Una gran aplicación de escaneo tendrá su propia función de búsqueda.
Soporte multipágina
Las aplicaciones de escaneo realmente buenas pueden escanear varias páginas seguidas. Entonces debería combinar fácilmente todas las páginas en un solo archivo PDF. La mayoría de las aplicaciones de escaneo de alta gama también corrigen la distorsión de la página, por ejemplo, si escaneas las páginas de un libro y no puedes conseguir que todas sean planas.
Precio
Muchas de las mejores aplicaciones de escaneo y OCR ofrecen un servicio gratuito y otro de pago. El OCR se considera a veces una característica de primera calidad. Los precios de las aplicaciones de escaneo y OCR son un poco locos. Por un tiempo, podrías esperar pagar entre 4 y 7 dólares por una solicitud decente. Ahora los honorarios de una sola vez son diez veces más altos. Aunque los precios de suscripción son más baratos, algunas personas sólo necesitan una aplicación de escaneo unas pocas veces al año.
Las mejores aplicaciones de escaneo
Ahora que has entendido lo que las aplicaciones de escaneo pueden hacer y por qué quieres una, aquí están algunas de las mejores que puedes encontrar Me he centrado en aplicaciones que ofrecen escaneo y OCR y hacen que su texto sea editable. Hay muchas aplicaciones que simplemente escanean. Evernote Scannable y la aplicación de buzón móvil son dos ejemplos. Pero no te dan el texto final que puedes copiar y pegar o editar. Estas aplicaciones lo hacen.
Independientemente de la aplicación que elija, encontrará que una aplicación de escaneo en la que confíe le ayudará a digitalizar sus documentos y a mantenerse organizado.
ABBYY FineScanner
Gratis; Por por 4,99 dólares al mes, 19,99 dólares al año o 59,99 dólares por una sola vez
ABBYY FineScanner es posiblemente la mejor y más potente aplicación de escáner y OCR para dispositivos móviles. Exporta archivos en diversos formatos, permite guardar archivos en la mayoría de los principales servicios de almacenamiento e incluso realiza OCR en más de 40 idiomas. Necesitas una cuenta premium para obtener el OCR por $4.99 al mes, $19.99 al año o $59.99 por una tarifa única.
Disponible en Android, iOS
Lente de Microsoft Office
Libre
Microsoft Office Lens es una de las pocas aplicaciones de escaneo que es completamente gratuita. Es un poco más lento y torpe que otras aplicaciones con detección de bordes y recortes, pero hace el trabajo. La aplicación tiene modos especiales para escanear tarjetas de visita y pizarra. Para editar el texto escaneado, hay que exportar el texto a través de Microsoft OneDrive y luego abrirlo en Word.
Disponible para Android, iOS, Windows
Scanbot 9 ($7.99 por Scanbot)
Gratis; Pro por $4.49 el primer año y luego $22.49 por año; o $69.99 una vez para iOS
Scanbot es una excelente aplicación de escaneo y OCR. Como ya se ha mencionado, la empresa cambió recientemente su modelo de precios, pasando de una cuota única de bajo costo a una suscripción anual o una cuota única más cara (69,99 dólares). Además, los precios son muy difíciles de determinar. En cualquier caso, vale la pena considerar la versión Pro de Scanbot si se necesita una aplicación de escaneo rápida y precisa para casi cualquier tipo de documento. Tiene buenas herramientas de corrección y optimización de colores, así como otras características de escaneo como un lector de códigos QR y un escáner de códigos de barras. También puedes usarlo para firmar documentos con nada más que tu dedo y tu teléfono o tableta.
Disponible para Android y iOS
