7 simples consejos para finalmente dejar de usar papel

¿Cuántos trozos de papel hay en la mesa de la cocina, en la mesa del comedor o en algún otro lugar donde no pertenezcan? ¿Cuelgas los recibos en caso de que los necesites de nuevo? ¿Hay un montón de papeles del veterinario que guardas por si necesitas recordar exactamente qué medicación tomó tu mascota hace tres años? Todos estos papeles están ahí esperando un momento en el que puedas manejarlos, sea lo que sea que eso signifique. (Esto significa que tienes que mirar cada página y luego tirarlas todas en la papelera de reciclaje). Es hora de deshacerse del papel y de toda la culpa que se ha acumulado con él. Es hora de dejar de usar papel.

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He estado sin papel durante casi una década. Por sin papeles, no quiero decir que haya cero pedazos de papel en mi vida. Todavía necesito mi certificado de nacimiento en papel, por supuesto, y uso un pequeño cuaderno de papel para un curso de idiomas que estoy tomando. Pero la mayoría de las veces no me aferro al papel. En cambio, escaneo documentos importantes para un servicio de almacenamiento y guardo notas digitales en una aplicación de cuaderno. También escribo mi lista de cosas por hacer y mi lista de compras en mi teléfono y pongo las recomendaciones del restaurante en un menú online. Hay muchas maneras fáciles de quitar el papel de tu vida.

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La digitalización es fácil. La dificultad es no dejar que el papel se arrastre de nuevo al sistema. Si estás listo para deshacerte de la mayor parte del papel en tu vida, esto es lo que necesitas saber para empezar y mantenerlo.

1) Olvida el atraso

Puede sonar contrario a la intuición, pero el primer paso en el camino hacia el trabajo sin papel es olvidar el atasco de papel que ya ha acumulado y en su lugar centrarse en los nuevos hábitos que necesita adquirir para trabajar sin papel a partir de ahora. No mires hacia atrás: mira hacia adelante.

En algún momento llegará a sus actuales pilas de papel – o no. No dejes que estos papeles te detengan por el momento. Lidiar con un atraso puede ser abrumador, y cuando la gente se siente abrumada, se retrasa. Así que olvídalo por ahora. En cambio, asegúrate de que el retraso no aumente.

2) Consigue estas cinco aplicaciones

Hay cinco aplicaciones o servicios que necesitas para trabajar sin papeles. Hay:

  • una aplicación de lista de tareas,
  • una aplicación de escaneo,
  • un servicio de almacenamiento en línea donde puedes almacenar tus archivos digitales (más sobre esto en un momento),
  • herramientas de firma electrónica (Adobe Acrobat es un buen ejemplo) para firmar documentos digitales sin imprimirlos, y
  • un servicio de entrega de documentos para enviar documentos oficiales sin imprimirlos.

Mis recomendaciones para cualquier tipo de aplicación se pueden encontrar aquí.

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3) Seleccione un servicio de almacenamiento

Aprendamos un poco más sobre la tercera aplicación, un servicio de almacenamiento, porque es más complicado que los otros. El servicio de almacenamiento es el lugar donde se almacenan las versiones digitales de los documentos en papel.

Lo ideal sería un servicio de almacenamiento que haga accesible sus archivos y los respalde, sin importar dónde esté. Una opción es utilizar un servicio de almacenamiento y de intercambio de archivos en línea, como Dropbox o Microsoft OneDrive.

Otra opción es utilizar un servicio diseñado específicamente para las personas que quieren trabajar sin papeles. Neat y FileDies son dos ejemplos. Disponen de herramientas especiales para las personas que desean trabajar sin papeles, como la posibilidad de etiquetar y marcar tipos de documentos reconocidos automáticamente, como los impuestos. FileEsto también tiene un servicio «Fetch» que copia automáticamente los documentos importantes que encuentra en su cuenta de correo electrónico.

Sea cual sea el servicio que elija, elija uno y manténgalo, para que pueda mantener todos sus documentos digitales en un solo lugar.

4) Registro para facturación por correo electrónico y pagos digitales

Si todavía recibe facturas y estados de cuenta en papel, inscríbase en su lugar para recibirlos por correo electrónico siempre que pueda. Si todavía envía cheques regularmente, compruebe si puede cambiar a pagos en línea en su lugar.

Mientras que las empresas de servicios públicos y los bancos llevan años recompensando los pagos digitales, los últimos que no siempre los aceptan son los propietarios y las empresas de gestión. Si se encuentra en este dilema, intente explicarles que reciben su dinero más rápido y de forma más fiable cuando aceptan pagos digitales. Incluso los negocios más pequeños pueden aceptar transferencias bancarias directas con poco o ningún cargo. Si puedes pagar todas tus facturas digitalmente en vez de con cheque y sobre, estás un paso más cerca de la eliminación del papel.

5) Escanear y triturar

Ahora es el momento de desarrollar nuevos hábitos. Escanear y triturar o reciclar es lo que probablemente harás más a menudo. Prefiero escanear con una aplicación móvil, pero también se puede utilizar un escáner de escritorio o la función de escaneo de una impresora multifunción.

Haz una regla que diga algo así: si consigo un nuevo pedazo de papel que necesito digitalizar, inmediatamente lo escaneo con mi teléfono y luego pongo el papel en la pila de reciclaje o de trituración. Mejor aún, deséchelo directamente en la trituradora. ¿Por qué esperar?

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Forzarte a seguir este hábito puede ser difícil. «No tengo tiempo para escanear esto ahora», podría decir. Practica tu nuevo hábito escaneando uno o dos documentos de tu cartera de trabajo sólo para probarlo. ¿Cuánto tiempo lleva eso? ¿Qué aplicación usaste? También puede que descubra que el escaneo de documentos se realiza más fácilmente con luz natural que en interiores. Una vez que te das cuenta de cómo hacerlo y cuánto tiempo lleva, puede que te resulte más fácil pasar.

6) Desarrollar otros flujos de trabajo

Escanear y destruir es un flujo de trabajo. A medida que se acostumbra a su estilo de vida sin papeles, verá que necesita flujos de trabajo adicionales para otras situaciones.

Aquí hay un ejemplo: Al comprar un nuevo producto, puede tomar fotos del manual de usuario, el recibo, la garantía y el número de serie u otra información relevante. Sube estas fotos a tu servicio de almacenamiento y luego deshazte del exceso de papeleo.

Otro flujo de trabajo que podrías crear es guardar un montón de papeles que crees que deberías triturar pero de los que no estás seguro en este momento, y luego revisarlos en un día en particular. Elija una hora y fecha, ya sea cada sábado o el primer domingo del mes, y use ese tiempo para vaciar su pila.

A veces puede querer escanear los papeles y guardar los originales al mismo tiempo cuando se trata de certificados de seguro, documentos de propiedad de la vivienda y así sucesivamente. Al digitalizarlas, haces una copia de seguridad y te aseguras de tener acceso a la información que contienen, incluso si no puedes poner tus manos en el original.

7) No pienses demasiado

Hay algunos documentos en los que se preguntará si quiere conservar los originales o digitalizarlos y destruirlos. Si te enfrentas a una decisión difícil, no debes pensar demasiado en ella. El hecho de no tener papeles debería hacer tu vida más simple y fácil, no más estresante. Guarda el original en una carpeta, un archivo de acordeón o un archivador. Nadie vendrá a quitarte tu tarjeta del Club sin papeles si te quedas atascado con algunos papeles.

Los registros médicos son sensibles porque no se pueden digitalizar y almacenar electrónicamente a menos que se tenga un sistema que cumpla con la ley HIPAA. Puede decidir simplemente ponerlos en una carpeta o archivo de acordeón y buscar una vez al año cualquier cosa que esté lista para su eliminación.

Sin embargo, no debe aferrarse a los papeles o tomarse la molestia de digitalizar papeles que no tienen ningún propósito. Si eres el tipo de persona que se aferra al papel con diligencia, creyendo que estás haciendo algo responsable, puede asustarte el destrozar y reciclar todo. Pero, ¿necesitará ese recibo de un sándwich o un estado de cuenta de los gastos de servicio de hace dos años? Destrúyelo y déjalo en paz.

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