7 sencillos pasos para limpiar tu disco duro de Google

Al igual que cualquier otro lugar donde guardas tus cosas, Google Drive puede ser un desastre. Creas un archivo o dos, importas algunos documentos de Gmail, aceptas una carpeta compartida y, antes de que te des cuenta, todo el lugar es un desastre.

 

Puedes organizar los archivos de tu disco duro de Google colocándolos en carpetas y utilizando otras herramientas, tanto conceptuales como reales, para asegurarte de que siempre encuentres lo que necesitas. Estos consejos y sugerencias te muestran cómo organizar los archivos en Google Drive, y deberían funcionar bien cuando utilices Google Drive for Work.

1. establecer la vista por defecto

Puedes ver los archivos y las carpetas en Google Drive de muchas maneras diferentes. Por ejemplo, puedes ver todo en una lista o vista de cuadrícula y ajustar el espacio entre líneas para que sea cómodo, ajustado o compacto. Decide cómo quieres ver tu Google Drive jugando con la configuración hasta que estés satisfecho. Me gusta la vista de lista con un espaciado de línea conveniente, así que verás eso en la mayoría de las capturas de pantalla aquí.

No pase por alto el miembro del lado izquierdo. Muchas personas se concentran en el centro de la pantalla cuando miran a Google Drive. Pero vigila esta barra izquierda cuando organices tus carpetas y archivos. Puedes ver fácilmente tus carpetas y subcarpetas y reservar el centro de la pantalla para el contenido de la carpeta que quieres ver.

Google Drive naming conventions

2. crear un esqueleto de carpetas

Crea un esqueleto de carpetas para ti, usando la estructura y los nombres que mejor te funcionen. ¿Cómo organiza sus archivos y carpetas en otras aplicaciones? ¿Qué te viene a la mente cuando piensas en un documento que necesitas? La mejor manera de averiguar cómo configurar sus carpetas es responder a estas dos preguntas.

Muchas personas piensan primero en el contenido de su trabajo, por lo que utilizan nombres temáticos como Proyecto X o trabajo escolar para las carpetas. Personalmente me atengo a los plazos. Cuando tengo que encontrar un archivo, ya sea una fuente o una imagen, siempre pienso en cuando lo he creado . Como resultado, uso mucho las fechas en mis carpetas y las convenciones de nombres de archivos. Por ejemplo, tengo carpetas para 2019, 2018, 2017 y así sucesivamente. También uso números que corresponden a años y meses. Por ejemplo, 1906 significa el año 2019 y el sexto mes o junio. Cuando miro una carpeta que empieza con unos números, sé exactamente lo que significan y me ayuda a encontrar rápidamente los archivos que necesito.

He visto a algunas personas en Internet que han recomendado añadir un emoji a los nombres de las carpetas para obtener más pistas visuales. ¡No lo hagas! Los emoji no siempre son fáciles de convertir a otros formatos. Así que si intentas crear un enlace compartido a una carpeta o exportarlo, las imágenes pueden destruirlo.

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3. crear subcarpetas

Las subcarpetas son un golpe de suerte organizativo. ¡Hazlos y úsalos! Te ayudan a ordenar y clasificar tus archivos en grupos más pequeños y específicos.

Si ha creado carpetas pero no sabe qué subcarpetas crear, es posible que no las necesite todavía. También puede crear una carpeta llamada DONE o OLD, para que pueda arrastrarla y soltarla allí cuando haya terminado su trabajo o cuando una carpeta ya no sea necesaria.7 sencillos pasos para limpiar tu disco duro de Google

4. usar el color

Los colores son una gran palabra clave visual, y con Google Drive puedes añadir colores personalizados a tus carpetas. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta, ya sea en la barra lateral o en la ventana principal, y seleccione Cambiar color. Entonces selecciona el color que quieras.

Un truco que uso es hacer que mis carpetas activas sean verdes. A veces tengo carpetas o subcarpetas que están inactivas durante un tiempo, pero una o dos carpetas más abajo siguen en uso. Marco las carpetas activas en verde y dejo las otras en gris. De esta manera, cuando quiero saltar directamente a mi trabajo, tengo una luz verde que me lleva a la carpeta que contiene mi trabajo en curso.

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5. añadir estrellas a los archivos y carpetas de uso frecuente

Con Google Drive puedes añadir una estrella a los archivos y carpetas. Lo haces de la misma manera que añades un color: haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta y selecciona Añadir a la estrella.

Recomiendo que los archivos de uso frecuente se marquen con un asterisco. De esta manera puedes obtener una lista de todos los materiales a los que accedes regularmente, sin importar en qué parte del disco se encuentren, haciendo clic en el encabezado con un asterisco en la barra de la izquierda.

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6. mover archivos importantes de » compartidos conmigo

Echa un vistazo a la cabecera de la barra de la izquierda llamada «Comparte conmigo». Si haces clic en él, puede que veas una mezcla de archivos y carpetas. No te preocupes demasiado por eso. Si hay algo importante en ese montón de cosas, hay tres cosas útiles que puedes hacer con él:

Añade una estrella. Añadir un asterisco a un archivo compartido con usted hace lo mismo que añadir un asterisco a uno de sus propios archivos. Los hace aparecer en la lista de contenidos con asterisco.

Guardar en la unidad / mover a una carpeta. Otra opción es añadir el archivo a tu Google Drive y moverlo a una carpeta. Puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en el archivo y seleccionar Mover a. A continuación, en la ventana que aparece, navegue hasta la carpeta en la que desea guardar el archivo. Otra forma de hacer lo mismo es seleccionar el elemento que desea guardar y luego hacer clic en el icono de Google Drive en la esquina superior derecha de la pantalla. Entonces tendrás la opción de mover el archivo a la carpeta de tu elección. En cualquier caso, creará efectivamente un atajo al archivo compartido en la nueva ubicación que elija. El archivo sigue siendo compartido con todos y sigue perteneciendo al propietario original.

Haz una copia. Si haces una copia de un archivo que fue compartido contigo, la nueva copia es tuya. Y eso es lo que es, una copia. Ya no está conectado al archivo compartido, y las mismas personas ya no tienen necesariamente permiso para acceder a él.

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7. tirar la basura

Cuando eliminas un archivo o una carpeta del disco duro de Google, se traslada a la Papelera y permanece allí hasta que la elimines. Cuanto más tiempo dejes que la basura se acumule, menos probable es que tengas la confianza de que todo lo que hay en ella se destruya completamente. Hazte un favor y vacía la basura de vez en cuando. Esto te ayudará a mantener el espacio en tu disco duro de Google a un nivel preciso y te ayudará en tu intento de mantener una cuenta organizada.

Si quieres saber más sobre cómo sacar el máximo provecho de Google Drive, lee el artículo de PCMag, Google Drive Tips You Can’t afford to miss.

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