50 trucos de Slack para ayudarte a decir adiós al correo electrónico

Mientras que el nombre del programa puede evocar pensamientos de pereza, la aplicación Slack basada en la nube para la colaboración en equipo se ha afianzado en el mundo de los negocios.

De 2012 a mayo de 2019, el servicio ha crecido de 17.000 a 10 millones de usuarios. Esto es asombroso cuando consideras que Slack comenzó como el sistema de mensajería de un videojuego que no despegó. (Tal vez porque el juego se llamaba Glitch.) El término slack debería ser un acrónimo de «Searchable Log of All Conversation and Knowledge».

A Slack lo llamaban el «asesino del correo electrónico». Lo usamos en PCMag exactamente por esta razón (además de Asana, QuickBase, Google Apps y otros), y funciona.

Si no eres un titán corporativo con un gran equipo, Slack puede seguir trabajando para ti. Cualquiera puede crear un equipo gratis, pero las cuentas gratuitas están limitadas por el número de servicios que se pueden integrar (10) y el número de mensajes que se pueden almacenar (10.000). A este nivel funciona para familias y grupos de amigos, especialmente para aquellos que ya conocen a Slack del trabajo.

Por supuesto, cuando pagas, obtienes almacenamiento ilimitado e integraciones ilimitadas, con un precio por usuario a partir de 6,67 dólares/mes para la facturación anual (8 dólares por usuario al mes para la facturación mensual).

Slack tiene las versiones móviles obligatorias para iOS y Android, así como un conjunto completo de aplicaciones de escritorio para Mac, Windows y Linux (Ubuntu o Fedora). No necesitas una instalación separada para usar Slack en el escritorio – es esencialmente una ventana de navegador de todos modos. Pero si quieres mantener las operaciones separadas para que Slack no se bloquee cuando lo haga tu navegador, es una gran opción, y los mensajes siempre están sincronizados.

Es un mundo flácido en el que sólo transmitimos mensajes. Pero podríamos ser mejores en ello; hay muchas cosas grandes bajo el capó. Sigue leyendo para saber todo lo que necesitas saber para aprovecharlo al máximo y convertirte en el gurú holgazán de tu oficina.

(Ten en cuenta que muchos de los enlaces que aparecen a continuación no funcionarán si no tienes una cuenta de Slack, especialmente una cuenta de Slack pagada para tu equipo. Si tienes uno, la mayoría de la gente agregará tu equipo activo por nombre al frente de la URL. Los consejos para los propietarios/administradores no funcionarán si no tienes este nivel de acceso).

Establecer memorias de la holgura

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Es fácil perderse en un mar de pantalones; lleve un registro de los mensajes importantes o establezca recordatorios para usted y otros miembros del equipo con el comando /recuerde .

Para recordatorios personales, vaya a su canal de mensajes directos y escriba «/recuerde» seguido de lo que necesita recordar y cuándo (/recuerde enviar el informe de gastos mañana)

Allí también puedes añadir recordatorios para miembros específicos de la estación de trabajo («/recordar a @dan que cambie la contraseña de la VPN en 3 meses») que aparecerán en su canal de Slackbot en el momento seleccionado. O recordar a todo un canal con el hashtag («/recuerde al comité de fiestas comprar globos el 7/3/2020»).

No se pueden configurar para grupos de usuarios. Los huéspedes no pueden fijar recordatorios para otros, sólo para ellos mismos. Los recordatorios recurrentes son una opción; Slack reconocerá la sintaxis si dice «martes» o «todos los martes» o «el 5 de cada mes», por ejemplo.

Si desea un recordatorio para un mensaje específico que ya ha recibido, pase el ratón por encima de él, seleccione el menú Mostrar acciones de mensajes ( ) y elija la opción Recordarme. Se le darán cinco opciones para el marco de tiempo del recordatorio: en 20 minutos, 1 hora, 3 horas, mañana o la próxima semana.

¿Quiere una lista de todos los recuerdos? Introduce «/lista de recordatorios». También recibirá una lista de todos los recordatorios anteriores, que podrá eliminar.

Mostrar todo lo no leído rápidamente

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En la parte superior del menú de la izquierda de la versión de escritorio de Slack se ven Todos los mensajes no leídos – y se muestra en negrita si hay mensajes no leídos. Haga clic en Ctrl+Mayús+A para saltar allí. Si haces clic en él, obtendrás una página con todos tus mensajes no leídos, que podrás leer a tu gusto. En la parte superior están los puntos más destacados, los mensajes que Slack cree que son más importantes para ti. Mientras ve todos los mensajes no leídos, puede usar las teclas de flecha izquierda y derecha para saltar de un canal a otro, o simplemente pulse la tecla R para resaltar todo lo que se ha leído en ese canal resaltado (o cambiarlo de nuevo a no leído). Esto no incluye los mensajes en un canal silenciado o archivado.

Para deshacerse de este elemento del menú, navega a Configuración > Barra lateral y desmarca Mostrar todo lo no leído.

Mantener un mensaje sin leer

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A veces no se puede sacar a relucir lo que alguien ha dicho en el momento. Asegúrate de recordar. Es fácil marcar un mensaje en Slack como no leído . Haz clic en él mientras mantienes pulsada la tecla Alt en Windows o la tecla Option en el Mac. En el teléfono móvil, haz una pulsación larga – mantén el dedo sobre ella – y se abrirá un menú con la opción de marcar el mensaje como no leído. (En los teléfonos móviles, también puedes usar la pulsación larga para copiar el texto, añadir una reacción emoji, o poner un asterisco a un mensaje).

Borrar cada uno de los no leídos

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Esta tecla no aparece en la lista de combinaciones de teclas que se obtienen al pulsar Ctrl+/, probablemente debido a su increíble potencia. Pero aquí está: si tienes muchos mensajes y notificaciones no leídos que quieres ignorar en Slack, escribe Shift+Esc en el escritorio . Recibirás un aviso emergente que simplemente te dice que estás a punto de marcar todo como leído. Si marcas una casilla en el aviso emergente, no la volverás a ver, así que con Shift+Esc te mantienes en el carril rápido en la casilla Cero.

Considere sólo su actividad

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Si sólo quieres ver lo que es relevante para ti, haz clic en el símbolo @ en la esquina superior derecha del escritorio. Se abrirá una nueva área llamada Actividad. Para aplicaciones móviles, haga clic en el menú de tres botones ( ) para acceder a la opción @Actividad. Aquí puede ver todas sus menciones recientes, reacciones, anuncios en todo el canal y palabras clave. Haz clic en la X en la parte superior del área de la ventana para ocultarla.

Ajustar las notificaciones de canal

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Puede establecer notificaciones globales, pero normalmente serán abrumadoras. En su lugar, utilice la configuración de notificación individual para cada canal o grupo al que se suscriba. (Recuerde que un canal está precedido por un hashtag y es accesible para todos; un grupo es una agrupación privada de personas seleccionadas con un símbolo de candado ).

Para configurar, vaya a un canal/grupo, haga clic en el nombre de arriba y seleccione » Configuración de notificación . Con la ventana emergente se pueden configurar diferentes notificaciones para el teléfono móvil o el escritorio (actividad de cualquier tipo, menciones/resaltados o nada), suprimir cuando la gente usa la mención @canal o @aquí, o silenciar todo el asunto.

El silencio significa que usted permanece suscrito sin ser notificado sobre nuevas actividades. Si trabajas para una gran empresa, el único canal que podrías querer silenciar inmediatamente es el general. Es el único canal al que deben estar suscritos todos los empleados de tu empresa; si estás en #general, haz clic en el icono del engranaje y no se te presentará una opción de salida. Pero silenciando el canal, no se dará cuenta de las conversaciones que le distraen.

Minimizar el ruido

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De la misma manera que quiere minimizar las notificaciones, también puede ajustar los sonidos que Slack emite antes de que ocurra la cacofonía. Visita Tu nombre > Preferencias > Notificaciones > Sonido & Apariencia para hacer cambios por lotes – un cambio afecta a todos los canales – o hacer cambios para cada canal individualmente haciendo clic en el nombre del canal/grupo. El silencio por lotes no significa que haya notificaciones sonoras o emergentes en la pantalla. También puedes cambiar la alerta de sonido solamente. Esto incluye la opción de seleccionar «Ninguno» para que haya una notificación sin sonido acompañante. (Lamentablemente no se puede seleccionar un sonido diferente para cada canal/grupo)

Ser notificado sobre las palabras resaltadas

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Muchos mensajes pueden ser enviados en pocos minutos en Slack, y no necesariamente puedes leerlos todos. Sin embargo, Slack puede notificarle específicamente cuando se usan palabras o frases preseleccionadas. Por ejemplo, si usted es responsable de los gastos, cree una notificación para saber cuándo los términos «gastos, reembolso, viaje, t&E,» etc. son utilizados por el equipo.

Accede a la configuración del escritorio haciendo clic en tu nombre o en la imagen de tu avatar en la esquina superior derecha. En la pestaña Notificaciones, desplácese hacia abajo hasta Mis Palabras Clave . En el recuadro, escriba una serie de palabras o frases separadas por comas – cualquier término que desee buscar, incluso si fue publicado en un canal al que no esté suscrito. Afínelo si recibe demasiadas notificaciones. Las palabras clave no distinguen entre mayúsculas y minúsculas , por lo que «office» y «OFFICE» y «OFFICE» se consideran todas iguales.

Encendido DND

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Puede activar la protección de llamadas durante un cierto período de tiempo. Haga clic en el icono de la campana en la barra lateral superior izquierda para seleccionar un lapso de tiempo entre 30 minutos y 7 días. Haga clic en «No molestar» para establecer la configuración de la notificación y una ventana de tiempo desde la medianoche hasta las 7 de la mañana todos los días en que no se reciben notificaciones de holguras. Los jefes que controlan el espacio de trabajo de Slack pueden establecer las horas de DND por defecto para todo el espacio de trabajo en Configuración.

Atajos de teclado

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Como Slack se dedica a la mensajería, esto significa usar el teclado. Por supuesto que hay muchos atajos de teclado para sacar el máximo provecho de tu edad de holgazán. Si quieres acceder rápidamente a la lista, sólo tienes que pulsar Ctrl y la barra (Ctrl+/) en Windows o Comando+/ en el Mac. La lista se muestra inmediatamente. También puedes teclear /cortes o /claves en cualquier canal.

Dominar la barra

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Las abreviaturas son geniales, pero para acceder a todo el poder de Slack, escribe una barra en el cuadro de texto del mensaje. Lo que aparece es una lista completa de los comandos disponibles, desde la búsqueda de aplicaciones hasta el pronóstico del tiempo. Muchos dependen de la integración de las aplicaciones (ver diapositiva anterior), pero hay algunas barras de Slack nativas que debe conocer para el uso diario.

/away -Cambia tu estado a away (o back)

/colapsar – colapsa todos los archivos adjuntos en un canal (use /expandir para verlos todos)

/dnd -no molestar. Añade una descripción del tiempo para el final de la sesión de la DND.
/feedback – enviar un mensaje directamente a Slack, la empresa

/invitar -solicitar a un usuario específico (a través de @ mention) para entrar en un canal

/dejar -Dejar o borrar un canal (también usar /cerrar o /parte )

/msg – envía rápidamente un mensaje a un usuario ( /dm hace lo mismo)

/mute -detiene las notificaciones en el canal/grupo actual o de un individuo

/open o /join – introduce el nombre de un canal para obtener acceso

/renombre – dar al canal o grupo actual un nuevo nombre

/who -ver quién está en el canal/grupo actual

Quizás el más importante de todos los comandos de barra: /shrug

Integrar aplicaciones fantásticas

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¿Qué es una plataforma sin aplicaciones hoy en día? ¡Nada! Así que Slack tiene una abundancia de aplicaciones de terceros que pueden trabajar dentro de sus límites para hacer la vida más fácil. Casi todos los usuarios de una estación de trabajo Slack pueden añadir aplicaciones con un clic en el botón «Add to Slack» (con algunas restricciones que suelen hacer los propietarios/administradores).

Las aplicaciones populares que funcionan con Slack incluyen Dropbox, Asana, Box, Google Drive, Skype, MailChimp, Twitter, Wunderlist, LucidChart y Trello. En el directorio de aplicaciones también se pueden encontrar otros «bots brillantes» de chat, que están especialmente escritos para comunicarse con los usuarios de Slack y a menudo ayudan en las tareas.

Ajustar el bot

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Imagina a Slackbot como el Siri de Slackbot, excepto que no le hablas en voz alta, sólo charlas. Para bien o para mal, puedes programar a Slackbot para que responda a ciertas palabras o frases con sus propias palabras o frases. Sólo tienes que ir a slack.com/customize/slackbot y personalizarlo (palabra clave en el lado izquierdo, respuesta del slackbot en el lado derecho). Un buen ejemplo es cuando alguien introduce «contraseña wi-fi», Slackbot responderá con ella.

Este también es un lugar perfecto para bromas de oficina. En el pasado, nuestra personalización más usada de Slackbot era una «salud» pública que nuestro editor más estornudado deseaba. Las respuestas pueden incluir imágenes, GIF animados o vídeos de YouTube; sólo tienes que pegar la URL en el campo de respuesta.

Ten en cuenta que cualquier miembro del espacio de trabajo puede crear, editar o eliminar la personalización de Slackbot de otra persona. Los propietarios/administradores pueden restringir completamente el uso de las respuestas de Slackbot en las configuraciones.

Limpia la barra lateral

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Una vez que te unes a muchos canales o grupos, la barra lateral izquierda de la holgura puede ser larga y difícil de leer. Límpialo. Haz clic en tu nombre en la parte superior y selecciona Configuración > Barra lateral > Apariencia A para mostrar la opción de verlo todo, o limita la barra lateral a mostrar sólo los hilos no leídos, o las conversaciones no leídas y estrelladas que se suelen mantener con las personas con las que hablas más a menudo. Esto hace que Sidebar sea mucho menos intimidante.

Emote con emoji casero

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Tienes acceso a toda una tableta de emoji en Slack. Introduce un colon, un término descriptivo y otro colon (: [término] 🙂 para llamar a los dos puntos; Slack se completará automáticamente mientras escribes. No sólo son grandes en un mensaje, sino también en respuesta a los mensajes: Haz clic en el botón Agregar reacción (un smiley con un signo +) al lado de cualquier mensaje en Slack para usar uno.

La actual escala de Emoji no lo cubre todo. Aquí en PCMag hemos encontrado la necesidad de muchos más emojis, con nombres como :bb8:, :costanza:, :freddykrueger:, y :barf:. Cada uno de estos emojis tenía que ser creado por un miembro del espacio de trabajo visitando slack.com/customize/emoji o haciendo clic en el botón Add Emoji en el cuadro de diálogo de emoji.

El usuario selecciona un nombre y sube una imagen. Slack ajusta el tamaño para ti, pero son mejor cuadradas y de menos de 128 kilobytes de tamaño. El nuevo emoji se convierte en parte del arsenal de reacción del equipo. Incluso funciona con GIF animados siempre y cuando sean lo suficientemente pequeños (menos de 64K de tamaño de archivo).

En Slackmojis encontrarás una gran cantidad de emojis para que los pruebes.

Establecer un tono emoji por defecto

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Puedes asegurarte de que tu :pulgar arriba: o :dedo medio: se ajusta mejor a tu complexión, incluso si eres un miembro amargado de Los Simpson . En el menú de emoji , haz clic en el símbolo de la mano en la parte inferior derecha. Entonces verá los seis tonos de piel disponibles. Seleccione el que sea adecuado para su preselección.

En el futuro, si introduces un código emoji con una mano, como :puño:, se establecerá por defecto el color que elijas, como :puño::tono de piel 3:. (Las manos amarillas no recibirán las palabras adicionales, son las predeterminadas, AKA tono de piel 1).

Los usuarios de Apple iOS obtienen el tono de piel predeterminado que ya utilizan para los emojis seleccionados; los usuarios de Android pueden establecer un tono en las preferencias de Slack’s > Advanced .

Un movimiento de mano tiene todos los tonos de piel: :thumbsup_all: es un «pulgar inclusivo» que cambia de color a través de una animación constante. Inténtalo.

Igual y opuesto a Reacji

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Slack realmente, realmente quiere que la gente empiece a usar el término «reacji» porque les gusta internamente, y lo hizo fácil para que otros lo usen a través de su Reacji Channeler App . ¿Qué demonios es un «reacji», te preguntas? Es un emoji que cuando se usa en respuesta a un poste flojo, inmediatamente redirige ese poste directamente a otro canal .

Por ejemplo, si un grupo de personas publican enlaces e ideas que serían buenas para su departamento de noticias, el editor de noticias puede configurar el Reacji Channeler para buscar un :periódico: emoji que pueda ser usado en respuesta. Cada vez que alguien usa este emoji específico, el enlace/idea es enviado al canal de noticias para que los reporteros puedan ponerse a trabajar. Las posibilidades son tan infinitas como los emoji disponibles.

Reenvía el correo electrónico a Slack

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El correo electrónico no está del todo muerto. Aún no está muerto. Mientras no sea así, puedes reenviar los correos electrónicos directamente al canal correspondiente. Cada canal tiene su propia dirección de correo electrónico. Para crear uno, integre la aplicación de correo electrónico Slack. Luego haga clic en Setup > Add Email Integration para crear una dirección de correo electrónico que será reenviada directamente a un canal, grupo o incluso a un usuario individual dentro de Slack.

El correo electrónico generado se ve algo así: v4m9nxxxxxxxxx8g0w4@[espacio de trabajo].slack.com . Dale un nombre que aparezca en Slack, como «Newsbot». También puedes asignarle una foto de perfil, para que «Newsbot», por ejemplo, tenga un aspecto distintivo.

Luego ve al programa de correo electrónico de tu elección, crea un nombre de contacto con esa dirección de correo electrónico y dale un alias como «Slack Newsbot». De esta manera es fácil de encontrar cuando tocas la casilla de envío al reenviar, o crear un filtro para enviar automáticamente los mensajes seleccionados al canal/grupo/usuario.

La integración del asesino del correo electrónico

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Todo el mundo (¡incluido PCMag!) hace un montón de hachís sobre matar los correos electrónicos por descuido, y aunque es cierto para algunos, todavía hay muchos correos electrónicos por ahí. Slack ha introducido una serie de nuevas formas de facilitar la integración entre él y el correo electrónico: complementos para Gmail y Microsoft Outlook para Office 365. Cuando recibes un correo electrónico que es más adecuado para ser discutido en Slack, estas herramientas te permiten redirigir fácilmente la conversación a un canal de tu elección. Simplemente abre el mensaje, haz clic en el icono de Slack (una vez que el mensaje esté conectado)

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