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Es lunes por la mañana. Has estado sentado en tu escritorio por dos horas y no has hecho nada más que revisar un correo electrónico a un amigo tres veces y pedirle que cuide a tu perro cuando te vayas de vacaciones. Oye, eso pasa. Y de repente es miércoles por la tarde, y todavía no has hecho nada notable esta semana. ¿Adónde se ha ido el tiempo? Todos tenemos semanas de trabajo como esta. ¿Puedes darle la vuelta?
Si tienes algunos consejos y trucos que puedes sacar de tu bolsa de productividad, es posible que puedas salvar tu productividad esta semana. Estos cinco consejos de productividad pueden ayudarte a volver a la normalidad esta semana y a mantenerte concentrado en el futuro.
Contenido:
1. Hacer una rutina matutina para guiarte
«Haz primero tu tarea más difícil». Ya has oído ese consejo antes, ¿verdad? ¡No es de ninguna ayuda! También podría decir: «Reúne toda tu fuerza de voluntad y oblígate a hacer algo que no quieres hacer. Muchas gracias.
En su lugar, crea una rutina matutina que te lleve a la tarea que sabes que debes hacer. No tiene por qué ser su tarea más difícil. Pero pon tu mente en algo. Aquí hay un ejemplo:
- Prepara una taza de café,
- Siéntate en tu escritorio,
- Abre tu lista de tareas y define tu intención decidiendo en qué tarea te quieres centrar
- Marque esta tarea como de alta prioridad, y
- Reúne las herramientas que necesitas para la tarea que tienes por delante, ya sea abrir archivos y programas o encontrar un número de teléfono.
Ninguna de las acciones en esta rutina es difícil, y sin embargo, se le ha establecido para hacer el trabajo que quiere hacer. Es mucho mejor que depender únicamente de la fuerza de voluntad.
Asegúrate de que se convierta en una rutina, algo que hagas habitualmente. Empieza con algo simple y agradable, como hacer café o té, poner música o ajustar las luces. Si tienes ganas de empezar la rutina, lo que viene después puede hacer todo un poco más fácil.
2. guarda tu trabajo ocupado
Presentar informes de gastos, limpiar el escritorio, escanear documentos, vaciar la bandeja de entrada… todas estas son tareas que hay que hacer. ¿Alguien te ha convencido de que no deberías hacer este tipo de tareas porque tienen poco valor? ¿Te has convencido de que estas tareas sólo te hacen sentir productivo , aunque no seas realmente productivo? Tonterías.
En primer lugar, estas tareas tienen un valor. En general, su valor puede ser menor que el de sus tareas principales, pero no es cero. Tiene la obligación con sus colegas de contabilidad de completar los informes de gastos a tiempo. Si vacías tu bandeja de entrada hoy, podrás ordenar tus correos electrónicos más fácilmente mañana. Si no ves un montón de papeles cerca, no puedes distraerte con ellos.
En segundo lugar, almacenar estas tareas y completarlas en el momento adecuado es una estrategia de gestión del tiempo muy productiva. Todos tenemos fases durante la semana laboral en las que podemos concentrarnos y en las que no. Presentar un informe de gastos no requiere mucha concentración. Así que guarda esta tarea para cuando tu capacidad de concentración sea baja. Durante un período de nueve a cinco años, los viernes por la tarde suelen ser el mejor momento para regar las plantas, hacer el papeleo y hacer cualquier otra cosa que tenga que hacer.
3. Apoyarse en un tomate para motivarse
¿Qué haces cuando sabes que es el momento de abordar una determinada tarea, pero no puedes empezar? Cuando estoy en mi punto más bajo de motivación, me vuelvo a los tomates.
La técnica Pomodoro es un método de trabajo que ayuda a las personas a superar la falta de motivación. Se llama así por las antiguas máquinas de cocina que tenían forma de tomate; pomodoro es la palabra italiana para tomate. El autor y consultor Francesco Cirillo inventó el método cuando era estudiante universitario y lo describió más tarde en su libro del mismo nombre (con marca registrada). Pones un temporizador para unos 25 minutos y trabajas en la tarea hasta que se agota. Luego reajustas el temporizador durante cinco minutos y haces un pequeño descanso. Repites el ciclo unas cuantas veces y finalmente te tomas un descanso más largo.
La próxima vez que no puedas empezar una tarea, mira si te ayuda a superar la joroba si sólo te comprometes a ello durante 25 minutos. Entonces pon un temporizador y empieza. No necesitas un temporizador de tomate porque ahora puedes usar una aplicación o extensiones del navegador diseñadas para esta técnica. Me gusta uno llamado Strict Workflow. Las extensiones de los navegadores inspiradas en la técnica Pomodoro suelen venir con bloqueadores de URL que impiden que vayas a Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN u otros sitios de placer culpables mientras intentas trabajar.
4. tomar reuniones durante la tregua
La peor manera de planear las reuniones es elegir un momento en el que tengas tiempo. Las horas del día no se crean igual. Algunas de estas horas son momentos en los que es probable que tengas energía, te sientas concentrado y seas capaz de encontrar tu motivación. Debes proteger estas horas para que luego puedas afrontar el trabajo más duro. No le dé estas horas a la gente que quiere hacer reuniones.
En su lugar, establezca una hora del día predeterminada en la que esté libre para las reuniones. ¿A qué hora del día tiende a irrumpir? Debería tener un horario de cierre diurno predeterminado cuando tenga tiempo para las reuniones.
Pocas personas tienen un control completo sobre cuándo se realizan las reuniones. Cuando el jefe de tu jefe te invita a una reunión, vas a la hora que él o ella elija. Sin embargo, si usted tiene control sobre la hora de la reunión, por ejemplo, si alguien le pregunta cuándo está libre, dele opciones que coincidan con sus robos. De esta forma, se mantienen las horas de alta concentración para el trabajo que requiere un alto nivel de concentración.
Este consejo no es muy diferente a otro que hayas escuchado antes: Bloquea varias horas de descanso cada día en tu calendario para que puedas concentrarte en tu trabajo. Esta es la diferencia. Pocas personas bloquean el tiempo, mientras que programar reuniones durante tu depresión es algo que podrías hacer.
5. Tira todos los consejos de productividad que no te ayuden
Los humanos contienen bandadas. Nadie puede saber cuán similares o diferentes son a otra persona. Dónde encontramos motivación, qué nos ayuda a mantenernos concentrados, qué nos desmoraliza y cómo recargamos nuestras baterías es algo único para cada uno de nosotros. Podemos recurrir a la ciencia para averiguar qué tipo de consejos o trucos de productividad funcionan para la mayoría de la gente , pero nunca podremos saber qué funciona para nosotros hasta que lo probemos.
Monique Valcour, entrenadora ejecutiva y colaboradora de la Harvard Business Review, escribió un artículo perspicaz con consejos para las personas que odian los consejos de productividad. Está dirigido a personas que encuentran motivación mirando sus intenciones internamente en vez de externamente en su lista de cosas por hacer. Es para la gente que no juega con el temporizador de tomates y se siente mejor haciendo un buen progreso en una tarea que haciéndolo en una fecha arbitraria.
Con esto en mente, tira cualquier consejo de productividad que no te ayude. Pruébelos, pero hágalos a un lado si no se adaptan a su personalidad. No faltan consejos y estrategias de productividad. No sienta que ha fracasado si algunos de ellos no trabajan para usted. Concéntrate en los que trabajan para ti.
