5 consejos para reuniones más productivas

Todo el mundo tiene opiniones sobre las reuniones, por ejemplo, por qué
algunas reuniones no son necesarias en absoluto o lo que las hace innecesariamente largas. Es…
No es difícil mejorar las sesiones. Con una mínima preparación y previsión,
Las reuniones pueden ser una experiencia más productiva para todos.

Una clave para mejorar las reuniones
es entender primero qué tipo de reuniones pretende tener y luego prepararse en consecuencia. Consideremos los cuatro más importantes
tipos comunes de reuniones para entender qué las hace diferentes.

4 tipos de reuniones

Las reuniones más frecuentes se pueden dividir en cuatro tipos:
Reuniones de información, debate y cooperación, registro y reuniones de trabajo.

1er evento de información

Una reunión informativa es sólo eso, una
reuniones para difundir información. Las reuniones semestrales del ayuntamiento son
típicamente informativo. Una sesión informativa de relaciones públicas también es típicamente informativa. Por lo general,
Sólo una parte tiene que intercambiar información. Los participantes están allí para grabarlo.

2. debate y cooperación
Reunión

Las sesiones de lluvia de ideas son ejemplos de
Reuniones de discusión o colaboración. La información debe provenir de
varias personas. Las sesiones de colaboración también pueden ser sesiones de resolución de problemas.
En este tipo de reunión, una o más de las partes involucradas pueden
Agenda.

3ª sesión de registro

El registro es una reunión regular,
normalmente en torno a un proyecto específico que está en marcha o un
fecha prevista de finalización. Una multitud diaria
es un ejemplo de una reunión de registro. Los registros son buenos para asegurar que todos
las partes involucradas en cualquier tipo de trabajo o proyecto se mantienen actualizadas
Problemas, soluciones, cambios, progresos y demás. Sesiones de registro regulares
puede (pero no tiene por qué) ser muy corto. Si hay pocos o ningún cambio desde
la última reunión, entonces la reunión puede terminar tan pronto como todos lo sepan.

4ª sesión de trabajo

En una reunión de trabajo, la gente se reúne para
completar el trabajo que aún queda por hacer. Es así de simple. Un ejemplo de
Una reunión de trabajo es una reunión en la que un gran número de líderes de equipo se reúnen para
un calendario del proyecto. Se reúnen para discutir cuál debe ser el horario.
mientras se registran todos los datos importantes. Otro ejemplo son los programadores y
Los interesados que se reúnen para aplicar los cambios en el código (por ejemplo, un sitio web
u otro producto interactivo), que las dos partes sólo pueden comprobar realmente
justo en presencia del otro. Aplazamiento de las sesiones de trabajo
…cortado de raíz. A menudo son cooperativos.

5 consejos para más encuentros
Productivo

1. introducir la reunión en el calendario
el tiempo correcto por adelantado

Algunas reuniones deben tener lugar en semanas naturales.
antes de que tengan lugar. Por ejemplo, cada reunión puede tener un gran número de
las necesidades de los participantes, como una reunión de todas las manos o una reunión trimestral de accionistas
ser definido con mucha antelación para ayudar al mayor número posible de personas a
Programe para eso.

Otras reuniones, especialmente las reuniones internas,
no debería ser planeado con demasiada antelación. Una o dos semanas son suficientes.
para la mayoría. Si el propósito de una reunión es continuar o resolver una discusión o
proyecto que ya ha comenzado, no quieres dejar pasar demasiado tiempo entre
la reciente discusión y reunión. La gente tiene que venir a la reunión
con las ideas todavía frescas en sus cabezas.

Cuando se busca una fecha y hora para una reunión
que funciona para todos, usa una herramienta de planificación de reuniones. Usted toma…
el dolor de programar y acelerar el proceso.

2. usar una línea de sujeto clara

Ya sea que programe una reunión con un calendario
invitación o un simple correo electrónico o un mensaje flojo,
usa una línea de asunto clara. Es la clave de la productividad de todos. El sujeto
línea no sólo debe indicar en pocas palabras el tema de la reunión, sino que
su propósito. Una línea de asunto clara en la reunión ayuda a todos a entender por qué
para ser invitado a la reunión en primer lugar. También da a la gente pistas sobre
cómo deben prepararse de antemano.

3. tener tanto una agenda como metas

Una agenda es una lista de cosas que sucederán
en una sesión, normalmente en orden secuencial. Las sesiones de discusión realmente benefician
para tener una agenda. Es el programa de la reunión.

Una agenda por sí sola no le dice a la gente lo que necesita
como resultado de la reunión. Así que no sólo tienes una agenda, sino que
debe lograr objetivos.

¿Qué decisiones deben tomarse antes de fin de año?
la reunión? ¿Cuáles son los resultados al final de la reunión? Si tú…
Cuando se le invita a una reunión con un nuevo contacto, es perfectamente razonable preguntar,
«¿Qué esperas ganar con esta reunión?»

Dependiendo de la complejidad de la reunión,
puede que no sea necesario declarar explícitamente la agenda y los objetivos. Por ejemplo, el
El propósito de una reunión de facturación es siempre el mismo: facturación, comprobación del progreso,
y expresar sus preocupaciones. Probablemente no se necesita una agenda explícita para este tipo de
Reunión. A veces los objetivos están implícitamente incluidos en la línea de asunto. A
El ejemplo es «Alineación para el número de agosto de la revista». El objetivo
es completar esta tarea en una sesión de trabajo.

4. nombrar al presidente de la reunión

Cada reunión necesita un líder o co-líder. En
En la mayoría de los casos, es la persona que ha convocado la reunión. Sea explícito en su decisión.

La peor reunión en la que he estado…
no un líder. No tenía dirección, y nadie sabía cómo llevarnos por el camino correcto. A través de
A mitad de camino, me di cuenta de que varias partes pensaban que yo debería tomar la delantera. Me sentí completamente humillada y
enfadado con la persona que fijó la cita sin dejar claro quién
controlar la llamada. Lo peor de todo fue que la reunión fue completamente
improductivo para todos. En otra escena imprudente, una vez llamé a una reunión,
lo planeó y tiene la intención de ejecutarlo, sólo para tener otro colega
…se apoderan de ella completamente. Eso fue molesto.

5. perder la tecnología, pero la demostración

Antes de que pierdas el tiempo creando un
Cubierta de presentación de diapositivas, pregúntese: «¿Necesito una presentación?

Si la respuesta es sí, recuerde que las diapositivas
debe utilizarse para mantener a la gente involucrada y para reforzar sus puntos, no para
para ti. A nadie le impresionan las telas para mirar estrellas y nadie quiere ver un video
si han venido a oírte hablar o a tener una discusión contigo.

Si quieres mostrar un producto o servicio,
demostrar cómo funciona. No muestres fotos o videos de ella. Introduzca su
Audiencia el verdadero McCoy.

Cuando se comparte información con cada uno
Participantes, envíenlo antes de la sesión, no después. Si la gente lo comprobará
por adelantado es otra cosa, pero dales la oportunidad. Entonces puedes
Tiempo para llegar al meollo del asunto, y posiblemente menos tiempo.

Todo el mundo se beneficia de una mejor
Conferencias

Las conferencias vienen en todas las formas y tamaños y por lo tanto tienen
necesidades únicas. Pero un poco de preparación hace mucho para que una reunión sea productiva.
para aquellos que renuncian a su tiempo para asistir. Saber qué tipo de encuentro con usted…
también le ayudará a formular y refinar sus expectativas.