5 aplicaciones que necesitas para la operación sin papel

No tiene por qué ser difícil dejar de usar papel, especialmente si sabes qué herramientas pueden ayudarte a hacerlo. Si estás tratando de dejar de usar el papel, hay al menos cinco herramientas que necesitas para que funcione.

¿En qué parte de tu vida sigues usando papel? Tal vez guardes tu lista de tareas en un cuaderno, o tal vez tengas una pila de documentos que necesites firmar con tinta. Con estas cinco herramientas, puedes ahorrar casi todo el papel de tu vida:

  1. una aplicación de lista de tareas pendientes,
  2. una aplicación de escaneo,
  3. un servicio de sincronización de archivos,
  4. Herramientas de firma electrónica y
  5. un servicio de entrega de documentos.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos instrumentos y sus efectos. También hago recomendaciones para ciertas aplicaciones que pueden ayudarle a empezar.

1. lista de tareas de la aplicación

Nunca movería el dedo si alguien usara una lista de tareas y descubriera que le funciona. Pero si estás tratando de dejar de usar papel, una de las mejores maneras de empezar es poner todas tus listas de tareas y tareas en una sola aplicación.

Las mejores aplicaciones de listas de tareas son mucho más eficientes que las listas de papel. En el papel, te quedas atascado con los tachones, y no puedes reorganizar las tareas cuando tus prioridades cambian. Además, no puedes asignar tareas a otras personas y no se te notifica cuando terminan.

GetOrg to-do app

Con una aplicación de lista de tareas, recibes recordatorios de las próximas fechas de vencimiento, notificaciones cuando alguien está haciendo una tarea, la posibilidad de reorganizar tu lista en cualquier momento, y muchos otros beneficios. Mis tres favoritas entre las aplicaciones de la lista de tareas son

  • Prima todoista
  • Asana (mostrado arriba)
  • Any.do

Si estás tratando de dejar de usar papel, necesitas encontrar una aplicación de lista de tareas que funcione para ti y seguir con ella por unas semanas.

Comienza creando tres categorías de listas: Trabajo, Personal y Hogar. Puedes cambiarlos más tarde en cualquier momento si no satisfacen completamente tus necesidades. En tu sección de trabajo, escribe las tareas del trabajo que necesitas completar esta semana. En tu lista personal, escribe cualquier cosa personal que necesites hacer, como enviar una tarjeta de agradecimiento o hacer una cita para un corte de pelo. Usa tu sección de casa para crear una lista de compras de comestibles.

Eso es suficiente para empezar. A medida que uses tu aplicación de tareas, descubrirás qué estrategias funcionan mejor para ti cuando se trata de organizar listas, establecer recordatorios y asignar tareas a otras personas. Sin embargo, durante las primeras semanas, es mejor mantener sus listas cortas y simples. Usar una aplicación de lista de tareas por primera vez es como un nuevo hábito; si es demasiado complicado, puede que no te quedes con él. Una vez que rompas el hábito, puedes empezar a refinar tus estrategias de la lista de cosas por hacer.

2. aplicación de escaneo

5 aplicaciones que necesitas para la operación sin papel

Una aplicación de escaneo es invaluable para convertir importantes documentos en papel en archivos digitales. Cuando se digitalizan documentos, se hace una copia de seguridad de los mismos, lo que significa que se pueden triturar, reciclar o almacenar de forma segura los originales. Algunas de las cosas que tal vez quieras digitalizar son registros fiscales en papel, documentos de identidad, certificados oficiales (como certificados de nacimiento, de defunción, de matrimonio o de diplomas), garantías y recibos, recetas e incluso documentos que no son de papel, como los detalles e instrucciones impresas en la parte inferior del router Wi-Fi de tu casa.

Las aplicaciones de escaneo convierten la cámara del teléfono en un escáner. Aunque se puede utilizar cualquier impresora con escáner para digitalizar documentos, las aplicaciones de escaneo móviles son mucho más convenientes, por no decir portátiles. Puedes tomar una foto desde cualquier lugar.

Las mejores aplicaciones de escaneo reconocen no sólo los bordes del objeto a escanear, sino también qué tipo de objeto es, ya sea una página de un libro o una tarjeta de visita. Entre las mejores se encuentra la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite copiar y pegar texto del documento en un minuto después de escanearlo. Una buena aplicación de escaneo también debería ser capaz de combinar varias páginas en un solo archivo.

Dos aplicaciones de escaneo que cumplen todos estos requisitos y están disponibles tanto para Android como para iOS son

  • FineScanner Pro FineScanner Pro (suscripciones desde $9.99 por año; o $59.99 para tenerlo completamente) y
  • Scanbot Pro ($6.99).

3. herramienta de firma electrónica

Si quieres trabajar sin papeles, debes ser capaz de firmar documentos sin imprimirlos. Casi no hay razón para imprimir y firmar un papel que alguien te envía electrónicamente. Debería poder firmar la mayoría de los documentos digitalmente, con muy pocas excepciones. Para ello, necesitas una aplicación que te permita crear una firma digital y aplicarla a los archivos.

5 aplicaciones que necesitas para la operación sin papel

Algunos ejemplos de programas informáticos que contienen herramientas de firma electrónica son

  • Adobe Reader,
  • Adobe Acrobat,
  • Docusign, y
  • Previsualización para MacOS (ver arriba).

Para empezar, primero hay que crear una firma, que suele ser la parte más difícil porque las firmas tienden a parecer descuidadas cuando se crean con el ratón, el dedo y la pantalla táctil o el bolígrafo. La buena noticia es que sólo tienes que dar este paso una vez. Una vez que has creado y guardado una firma, puedes usarla una y otra vez. Para obtener más detalles sobre dos de los métodos más populares, consulta las historias de PCMag sobre la firma de un archivo PDF con Acrobat Reader y sobre la firma de un archivo PDF en MacOS Preview.

Si tiene dificultades para firmar su nombre con el ratón, el dedo o el bolígrafo, compruebe si existe una opción para tomar una foto de una firma con bolígrafo y papel que pueda cargar.

4. servicio de sincronización de archivos

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Un servicio de sincronización de archivos pone a su disposición todos sus documentos, sin importar el dispositivo que tenga a mano. He aquí un ejemplo de cómo un servicio de sincronización de archivos es indispensable: Estuve en el aeropuerto hace varios años para solicitar la Entrada Global. Mi entrevistador me pidió una prueba de mi dirección postal. No está en mi licencia de conducir, y no traje ningún correo para mostrárselo. Entonces recordé que había escaneado y guardado un documento de bienes raíces que había sido enviado a la dirección que necesitaba. Abrí la aplicación móvil de mi servicio de sincronización de archivos y llamé el documento para mostrárselo al entrevistador. Estaba satisfecho, y yo recibí mi entrada global.

Tres de los servicios de sincronización de archivos más populares – y no dudo en recomendar uno de ellos:

  • caja,
  • Dropbox, y
  • Google Drive.

Muchos programas de sincronización de archivos también le permiten almacenar copias de documentos sin conexión en sus dispositivos, lo que resulta especialmente útil para cualquier cosa que necesite en un caso semien urgente, como certificados de seguro, una tarjeta de identificación o nombres y números de teléfono en un árbol telefónico.

Algunos de los mejores servicios de sincronización de archivos también tienen herramientas de intercambio de documentos que podemos analizar a continuación.

5. herramienta de intercambio de documentos

Una forma común de enviar documentos digitales es adjuntarlos a un correo electrónico. Sin embargo, esta opción no siempre es la ideal, ya que no siempre es posible saber cuándo y si el receptor la ha recibido. (Puede utilizar recibos de lectura, pero sólo funcionan si el destinatario no los ha bloqueado o rechazado). Otro problema con el correo electrónico es que algunos archivos son demasiado grandes, o su programa de correo electrónico reduce automáticamente la calidad del original.

5 aplicaciones que necesitas para la operación sin papel

Una forma alternativa de enviar documentos digitales es compartirlos a través de otro servicio basado en la nube. Los servicios de sincronización de archivos, como los mencionados en la sección anterior, suelen permitir compartir un archivo creando un enlace a ese archivo, que luego puede enviar como desee. Los servicios de almacenamiento en la nube (muchos de los cuales son ahora indistinguibles de los servicios de sincronización de archivos) suelen tener también esos servicios.

Por lo general, colocas los archivos que deseas compartir en una carpeta de tu aplicación de sincronización o almacenamiento en la nube y haces clic con el botón derecho del ratón para obtener un enlace que puedes compartir. Este enlace permitirá al destinatario descargar los archivos. Dependiendo del servicio que tenga, podrá ver cuándo o con qué frecuencia la persona descarga el archivo. Para algunos servicios, incluyendo el Dropbox, puedes incluso establecer una fecha de caducidad para el acceso.

Mirando hacia adelante, empieza hoy

Un último consejo sobre el trabajo sin papeles: Empieza hoy y mira hacia adelante en vez de hacia atrás. Lo que quiero decir con eso es que no deberías molestarte en digitalizar tu trabajo atrasado. En su lugar, adopta algunas aplicaciones que te ayudarán a dejar de usar papel empezando ahora, y podrás continuar con tus nuevos hábitos.

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