35 consejos de Google Drive que no debes perderte

Levante la mano si recuerda por escrito. En agosto de 2005, una empresa de cuatro personas llamada Upstartle lanzó un procesador de textos en línea puro utilizando una tecnología de navegador entonces nueva llamada AJAX. Permitió a los usuarios guardar y recuperar inmediatamente el contenido generado en el navegador pero almacenado en el servidor. Y funcionó tan bien que Google Upstartle lo compró menos de un año después. En ese momento, un producto como Writely era único (el software no venía en CD) y se consideraba una apuesta.

Adelante con el día de hoy. La colección de herramientas de oficina online de Google no ha hecho más que crecer y mejorar. Bajo el paraguas de Google Drive, ahora encontrará un servicio de administración y almacenamiento de archivos, así como las diversas aplicaciones web y móviles. Estos incluyen: un procesador de textos (Docs, o Writely, todos crecidos), hojas de cálculo, presentaciones (diapositivas), dibujos y formularios.

Es un completo conjunto de herramientas que ahora puede competir con el mucho más sofisticado Office de Microsoft. De hecho, Google Drive ha llevado a Microsoft a crear versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint para trabajar con su servicio de almacenamiento/sincronización OneDrive.

Las empresas pueden utilizar el G Suite, una versión de Google Drive con todo el almacenamiento y las herramientas, además de la integración con Gmail, el calendario, los sitios web y más bajo su propio nombre de dominio. El precio comienza en 6 dólares por usuario y mes por 30 GB de almacenamiento en línea por usuario; las organizaciones sin fines de lucro y las escuelas pueden obtenerlo de forma gratuita.

Drive – la elección de los editores para la productividad de la oficina – es un conjunto de herramientas para el trabajo serio (o divertido), todo completamente gratis. Los consumidores sólo pagan por el espacio de almacenamiento adicional. Pero vale la pena saber más que lo básico. Aprende a sacar el máximo provecho de Google Drive.

El almacenamiento de archivos es gratuito, por así decirlo

Cada cuenta personal de Google Drive, que obtienes cuando utilizas un servicio de Google como Gmail o Google Photos, viene con 15 gigabytes de almacenamiento gratuito. Puedes actualizar esto en cualquier momento a través de Google One, pero recuerda: sólo los archivos no nativos como los de Microsoft, PDF o imágenes se incluirán en este 15GB. Los archivos Google Doc/Hojas/Diapositivas que crees no se contabilizarán en tu cuota de almacenamiento de Google Drive .

Sincroniza todos tus archivos

Google Drive se sincroniza entre los dispositivos para que puedas iniciar un proyecto en tu PC y acceder a él desde tu teléfono, tableta o portátil en casa. Y funciona con cualquier tipo de documento, no sólo con documentos nativos, hojas y diapositivas. Instala el programa de copia de seguridad y de sincronización de Google en el escritorio para hacer una copia de seguridad automática de los archivos de tu ordenador, cámara o tarjeta SD en Google Drive.

Este es el aspecto del disco de Google que probablemente consuma tus 15 GB de espacio libre en el disco, ya que también admite otros tipos de archivos. Si te quedas sin espacio en el disco, es posible que tengas que pagar por el almacenamiento adicional a través de Google One. Pero las opciones empiezan en 1,99 dólares al mes (o 19,99 dólares al año) por 100 GB. Incluso 2 TB son sólo 10 dólares al mes o 99,99 dólares al año.

Trabajando bien con los demás

El nombre del juego con Google Docs es «colaboración». No importa si todos trabajan con portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, más de una persona a la vez puede trabajar en un documento – hasta 50 a la vez.

Para llevar un registro de lo que han hecho tus amigos, familiares y/o colegas, puedes ver un historial de revisiones a través de Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones . (O haga clic en Todos los cambios guardados en la unidad de arriba cuando se muestra). Una lista a la derecha muestra quién actualizó el documento y cuándo; haga clic en un nombre para ver lo que hicieron. Dé a las diferentes versiones diferentes nombres para facilitar su seguimiento; haga clic en el botón de la parte superior derecha para mostrar sólo las versiones con nombre.

Revisar como en Microsoft Word

¿Y si quieres que las revisiones tengan el mismo aspecto que cuando rastreas los cambios en un documento de Microsoft Word? Docs soporta una función llamada Sugerir Revisiones . Haga clic en el botón Editar (con el icono del lápiz) en la parte superior de los botones Comentario y Compartir. Aparece un menú en el que puede editar, hacer sugerencias (con cambios visibles y rastreados que usted u otros pueden aceptar más tarde), o ver el documento final.

Buscar un empleado

Si no recuerdas el nombre del documento que quieres, pero puedes recordar quién lo compartió contigo, haz clic en Compartido conmigo en el menú de la izquierda de Google Drive. Verá una lista de todos los documentos que se compartieron con usted. Si la lista es demasiado larga para analizarla, introduzca el nombre del empleado en el campo de búsqueda de arriba.

Hacer público un documento

Para formar parte de la cooperación, el documento debe ser compartido. El límite es de 200 personas, pero si más de 50 empleados intentan editar un documento, los rezagados sólo pueden ver los cambios.

El propietario o propietarios del documento pueden determinar quién tiene los permisos de edición. Sin embargo, para evitar problemas, debería hacer público un documento. Haga clic en el botón «Compartir» en la esquina superior derecha, vaya a Avanzado y luego haga clic en «Quién tiene acceso» en «Cambiar». Elija público en la web o cualquiera con el enlace; algunos clientes de G-Suite sólo podrán hacer sus documentos accesibles a todos los miembros de su organización.

Los documentos públicos se ponen a disposición de los motores de búsqueda… y resulta que Google tiene uno.

Establecer un nivel de acceso

Si compartes todos estos documentos, podrías pensar que son todos iguales. No es así. Hay cuatro niveles de acceso a los documentos. Los propietarios pueden hacer cualquier cosa con el archivo – incluso borrarlo – e invitar a otros empleados. Los editores pueden, por supuesto, editar el archivo, pero sólo pueden invitar a otros empleados si el propietario lo permite. Los espectadores pueden ver lo que está pasando. Los comentaristas pueden verlo y dejar comentarios sobre él. Los espectadores y comentaristas pueden hacer copias de los documentos, así que no los consideren «seguros».

Comunicarse durante la colaboración

Google Drive muestra a tus colegas en la esquina superior derecha del documento. Puedes dejar comentarios o preguntas en línea para personas específicas mientras trabajas, pero también puedes enviarles un mensaje instantáneo. Haz clic en la burbuja de chat junto a las cabezas de chat de tus colegas y escribe tu mensaje. Sin embargo, este no es un mensaje privado. Todos los demás en el documento también pueden ver su discusión.

Aceptar complementos

Hay una serie de complementos que pueden ampliar la funcionalidad que ya se obtiene de forma gratuita en Docs y Sheets. Encuéntrelos o actívelos haciendo clic en los Add-ons > Get Add-ons cuando edite un documento.

Abrázalo con aplicaciones

No se debe confundir con los complementos, también hay varias aplicaciones de Google Drive, aplicaciones completamente basadas en la web que puedes enlazar a tu Google Drive. Hay un cierto solapamiento con los complementos – probablemente no necesites la aplicación HelloFax y el complemento . Pero las aplicaciones que puedes encontrar en la Chrome Web Store te facilitan la tarea de hacer ediciones adicionales en otros lugares.

Subir por arrastrar y soltar

Google Drive tiene un gran botón «Nuevo» en la interfaz para crear nuevos archivos. También puedes usar este botón para subir un archivo o una carpeta. Salte esta parte arrastrando los archivos desde el Explorador de Windows o el Buscador de MacOS directamente a la lista de archivos de Google Drive. En la parte inferior de la pantalla del navegador, verás una nube con una flecha apuntando hacia arriba, indicando que puedes soltar el archivo que estás arrastrando para soltarlo directamente en la unidad.

Enlaces para la creación rápida

Si quieres crear rápidamente un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación o dibujo, añade los siguientes enlaces a la barra de marcadores de tu navegador:
.
http://doc.new-new-neues Google document>br>
http://sheets.new-new-neues Google sheet

http://deck.new-new-neue Google slide

http://site.new-new-neue Sitio web de Google

http://form.new-new-neues Formulario de Google

Use Companion para iniciar las ventanas del escritorio

La extensión Drive Companion para Google Chrome satisface una necesidad específica: dividir los documentos, las diapositivas y las hojas de cálculo de Google Drive lanzados en ventanas emergentes del navegador que tienen el aspecto de un programa especial en el escritorio. En Windows, las ventanas emergentes incluso tienen un icono de Google Drive en la barra de tareas, por lo que puedes volver allí fácilmente. Puede iniciar la nueva ventana con un documento en blanco o abrir una ventana existente.

Acceso sin conexión a los archivos de la unidad: Escritorio

Por lo general, se accede a los archivos almacenados en Google Drive cuando el navegador está conectado a Internet. Sin embargo, para los momentos en que no hay Wi-Fi disponible, Google Drive admite el acceso fuera de línea.

En primer lugar, instala la extensión de Google Docs Offline Chrome (solo funciona en el navegador de Google) y, a continuación, accede a la configuración de Google Drive. Marca la casilla que aparece junto a «Crear, abrir y editar los archivos de texto y de diapositivas de Google Docs actuales en este dispositivo sin conexión». Esto habilitará el servicio, pero tendrás que seleccionar qué archivos quieres tener fuera de línea. Accede a drive.google.com, haz clic con el botón derecho del ratón en el documento o documentos que desees (pulsa Mayúsculas/Control o Comando para varios archivos) y activa la opción «Disponible sin conexión».

Acceso fuera de línea a los archivos de la unidad: Móvil

Si quieres trabajar con un archivo de Google Drive en tu teléfono pero no tienes acceso a Internet, configura el archivo para que esté disponible sin conexión con antelación. Abra un archivo de Documentos, Diapositivas u Hojas, toque el menú de tres puntos () en la esquina superior derecha y cambie el interruptor junto a » Desconectado disponible «. La próxima vez que te conectes, todos los cambios que hayas hecho se sincronizarán con Google Drive de nuevo.

Guardar para más tarde con Google Drive

Evernote es un repositorio en línea para todo su material digital. Puedes usar Google Drive de manera similar. Con la extensión de Google Chrome Guardar en Google Drive, es fácil almacenar casi todo lo que ves online en una carpeta de Google Drive. Sin embargo, hay algunas advertencias. No se puede guardar sólo las partes de texto bueno de una página, sólo se puede guardar una vista de la página como un archivo PNG, todo el código fuente HTML, o como Google Doc (lo que estropea el formato). Si haces clic con el botón derecho en una imagen, puedes guardar exactamente eso. Si quieres guardar información seria, quédate con Evernote, OneNote o Pocket.

Intercambio directo de documentos a través de Gmail

Si usas Gmail y Google Drive, estás de suerte: nunca más tendrás que adjuntar un documento. Eso significa que nunca más te encontrarás con el límite de 25 MB para los archivos adjuntos, sino que podrás enviar archivos de hasta 10 gigabytes .

Los archivos deben ser primero subidos a la memoria del disco de Google. Pegue los archivos en un mensaje de Gmail haciendo clic en el icono de Google Drive ( ) en la parte inferior de la pantalla de redacción del correo electrónico. Si los archivos están en tu disco duro, arrástralos desde la pestaña de Subir.

Usar aplicaciones móviles separadas para la edición

Google ha estado ofreciendo una aplicación de unidad para iOS y Android durante mucho tiempo, pero la edición de archivos era una mezcla, por lo que Google trasladó esta funcionalidad a aplicaciones separadas para Docs (iOS, Android), Sheets (iOS, Android) y Slides (iOS, Android). La aplicación Drive sigue funcionando para permitirte acceder y ver los archivos almacenados; si necesitas editar, te redirige a una de las otras aplicaciones, si están instaladas.

Convertir al formato de Google Docs

Puedes añadir casi cualquier archivo para almacenarlo en Google Drive, pero ¿cómo trabajas con ellos después de subirlos? Convertir un archivo al formato de Google Docs, Hojas o Diapositivas es bastante sencillo. Sube el archivo y haz clic con el botón derecho del ratón para seleccionar «Abrir con». Aparece un submenú con opciones que permiten convertir un documento de Word a Google Docs, por ejemplo. Se crea una copia, dejando el archivo original intacto.

También puedes usar la extensión Office Editing for Docs, Sheets Slides Chrome para editar cualquier documento de Office que arrastres al navegador. Luego puedes guardarlos de nuevo en su formato original o mantenerlos en el formato de Google Drive para ahorrar espacio.

Convierte todas las imágenes/PDF a texto

Si quieres convertir cualquier elemento que subas al escritorio -incluso los PDF- en texto que puedas editar como Google Docs, ve a Google Drive (no a Google Docs) en el escritorio, haz clic en el icono del engranaje ( ) en la parte superior y selecciona Configuración. En la ventana emergente, selecciona la casilla de verificación junto a Convertir cargas . La subida de archivos puede llevar un poco más de tiempo, pero vale la pena. Al final obtendrás un documento de Google con la imagen insertada en él, con texto editable debajo.

Escanear con la aplicación móvil

Una característica única de la aplicación móvil Google Drive (no en las aplicaciones separadas Docs y Sheets) es la posibilidad de subir una imagen. ¿Por qué deberías hacer esto? Las palabras de la imagen son escaneadas por Google y se convierten en texto de búsqueda. Es genial para tomar una foto de una receta, un menú, el horario de la tienda… cualquier cosa que necesites encontrar más tarde pero que no quieras volver a escribir. (Sin embargo, la aplicación iOS no hace el texto editable con OCR – esto sólo funciona desde el escritorio o desde Android)

Recopilar datos de otros

Una aplicación del colectivo Google Drive que no llama mucho la atención es Forms, pero es muy útil. Piensa en ello como tu SurveyMonkey personal. Prepara y comparte una encuesta, un sondeo, un «qué pasaría si lo hicieras». Los datos recogidos se insertan en un archivo de hoja de cálculo llamado Hojas. Los formularios pueden ser creados juntos tan fácilmente como cualquier otro documento. Los formularios admiten barras de progreso (para mostrar a los encuestados el tiempo que tardan en completarse), imágenes y vídeos de YouTube.

Dibujo en Docs

La aplicación «Dibujos» de Google Drive no está pensada para la edición de fotos. Pero puede ser usado para crear algunos gráficos. Si necesitas algo de esta imagen