22 consejos de Excel para empezar con la hoja de cálculo

Hay muy, muy pocas personas en el planeta Tierra que puedan decir que tienen un completo dominio de cada complicado detalle de Microsoft Excel. Es la primera aplicación de hoja de cálculo del mundo y ha sido el estándar de la industria durante casi 35 años. Reemplaza al otrora venerable Lotus 1-2-3, la primera aplicación asesina para PC en los años 80.

El dominio de Microsoft Excel como hoja de cálculo aún no ha sido probado realmente, y menos aún por el Quattro Pro de Corel (que aún se vende en WordPerfect Office Pro hoy en día), las herramientas de código abierto de Apache o LibreOffice, o incluso las Hojas de Google (la parte de la hoja de cálculo de Google Drive).

Hay una razón para ello. Excel es más que una marca que todo el mundo conoce: es poderosa. Hace casi todo lo que podrías desear en una hoja de cálculo. La versión actual de Excel 2019, disponible en Microsoft Office 2019 (en Amazon) como parte de una suscripción a Microsoft 365 y otros métodos, es una decisión PCMag de los editores.

No son sólo números. Mucha gente llena las aparentemente infinitas cuadrículas de Excel con datos y lo usan como una base de datos de archivo plano. Puede ser un gestor de contactos relativamente eficaz o un gestor de relaciones con el cliente de pleno derecho. No es tan impactante ver a la gente usándolo como procesador de palabras, aunque Microsoft Word suele estar a su lado.

Casi todos los usuarios de Excel tienen una cosa en común: no saben lo suficiente. Hay tantas maneras de cortar y dar números, de dar un nuevo aspecto a los datos y más que eso, es imposible contarlos todos. Se han escrito libros enteros sobre este tema. Pero es fácil recoger algunos de los consejos más interesantes y complicados que harán que tu trabajo con el programa sea un poco más fácil y te hagan parecer un gurú de la oficina cuando se trata de hojas de cálculo de alta tecnología. Así que aprende algunos o todos estos trucos para sobresalir en Excel.

Saltos de línea y envoltura de texto

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Escribir en las celdas de una tabla puede ser frustrante porque la configuración predeterminada para el texto que se escribe es seguir escribiendo para siempre sin envolverse en una nueva línea. Puedes cambiar esto. Crea una nueva línea escribiendo Alt+Enter (con sólo pulsar Enter saldrás de la celda). O bien, haz clic en la opción Envolver texto en la pestaña Inicio en la parte superior de la pantalla, lo que significa que todo el texto se envuelve en el borde de la celda en la que estás. Cambia el tamaño de la fila/columna y el texto se envuelve para que se ajuste.

Ctrl+interruptor de selección

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Hay formas mucho más rápidas de seleccionar un registro que usar el ratón y arrastrar el cursor. Haz clic en la primera celda que quieras seleccionar y mantén pulsada Ctrl+Mayús , y luego pulsa o bien la flecha abajo para obtener todos los datos de la columna de abajo, la flecha arriba para obtener todos los datos de la parte superior, o bien la flecha izquierda o derecha para obtener todo lo de la fila (izquierda o derecha, por supuesto). Combina las direcciones y puedes obtener una columna entera o todo lo que hay en las filas a la izquierda o a la derecha. Sólo se seleccionan las celdas con datos (incluidos los datos invisibles). Si usas Ctrl+Shift+End , el cursor salta a la celda inferior derecha con los datos y selecciona todo lo que esté en medio. Así que si el cursor está en la celda superior izquierda (A1), eso es todo. Aún más rápido: Ctrl+Shift+* (el asterisco) selecciona todo el conjunto de datos, sin importar la celda seleccionada. ( Imagen de xuuxuu de Pixabay )

Autocompletar

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Es pan comido, pero se pasa por alto fácilmente. Empiezas a escribir una serie de cosas repetitivas como fechas (1.1.20, 1.2.20, 1.2.20, 1.3.20, etc.) y sabes que tienes un largo día por delante. En su lugar, inicia la serie y mueve el cursor en la pantalla a la parte inferior derecha de la última celda – el asa de relleno. Cuando cambie a un signo más ( + ), haga clic y arrastre hacia abajo para seleccionar todas las celdas que necesite rellenar. Mágicamente se llenarán con el patrón que tú empezaste. Y también puede subir una columna o a la izquierda o a la derecha en una fila.

Aún mejor, puedes realizar el Auto Relleno sin patrones grandes. De nuevo, selecciona una o más celdas, ve a la manija de llenado, haz clic y arrastra. Obtendrá un menú con opciones. Cuantos más datos introduzcas inicialmente, mejor será la opción Serie de llenado que creará tus opciones de llenado automático. Echa un vistazo a esta guía de Microsoft.

Brillantez del flash

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El Relleno Flash rellena inteligentemente una columna basándose en el patrón de datos que ve en la primera columna (es útil si la fila superior es una fila de encabezamiento única). Por ejemplo, si la primera columna contiene todos los números de teléfono formateados como «(212)-503-4111» y quieres que todos se vean como «(212)-503-4111», empieza a escribir. Usando la segunda celda, Excel debería reconocer el patrón y mostrar lo que cree que quiere. Sólo tienes que pulsar Intro para usarlo. Esto funciona con números, nombres, fechas, etc. Si la segunda celda no muestra un rango exacto, teclea un poco más – el patrón puede ser difícil de ver. Luego ve a la pestaña de datos y haz clic en el botón de llenado de flash. Para obtener más información, consulte esta guía de Microsoft.

Texto para las columnas

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Supongamos que tienes una columna llena de nombres, el primero antes del último, pero quieres dos columnas que desglosen estos nombres. Seleccione los datos y, a continuación, en la pestaña Datos (arriba), haga clic en Texto a las columnas. Elija si quiere separarlos por separadores (basados en espacios o comas – grande para los valores de datos CSV) o por un ancho fijo. Se utiliza un ancho fijo cuando todos los datos de la primera columna están agrupados pero separados por un número fijo de espacios o períodos. El resto es como magia, con opciones adicionales para números específicos.

Insertar Especial para la transposición

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Tienen un montón de filas. Quieres que sean columnas. O viceversa. Te volverías loco moviendo cosas célula por célula. Copie estos datos, seleccione Pegar especial , seleccione la casilla de verificación Transponer y haga clic en Aceptar para pegar en una orientación diferente. Las columnas se convierten en filas, las filas se convierten en columnas.

Varias celdas, mismos datos

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Por alguna razón, puede que tengas que escribir lo mismo una y otra vez en las celdas de una hoja de trabajo. Esto es horrible. Sólo tienes que hacer clic en todo el grupo de celdas, ya sea arrastrando el cursor o manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras haces clic en cada celda individual. Escríbelo en la última celda, luego presiona Ctrl+Enter – y lo que has escrito irá a cada celda seleccionada.

Pasta especial con fórmulas

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Supongamos que tienes una gran cantidad de números en formato decimal que quieres mostrar como porcentajes. El problema es que el número 1 no debería ser el 100%, pero eso es exactamente lo que te da Excel si simplemente haces clic en el botón de Estilo de Porcentaje (o presionas Ctrl-Shift% ). Quieres que este 1 sea el 1%. Así que tienes que dividirlo por 100. Aquí es donde entra en juego Paste Special.

Primero introduce 100 en una celda y cópialo. A continuación, selecciona todos los números que quieras reformatear, escoge Pegado especial , haz clic en el botón de radio » Split «, y la dinamita se dispara: has convertido los números en porcentajes. Por supuesto, esto también funciona para la suma, resta o multiplicación instantánea de números.

Usar gráficos en los diagramas

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Puedes insertar un gráfico en cualquier elemento de un gráfico de Excel. Cualquier elemento . Cada barra, pedazo de pastel, etc., puede apoyar su propia imagen. Por ejemplo, en la parte superior del gráfico circular, hay una bandera del estado de Dakota del Sur (colocada seleccionando el trozo, usando el menú desplegable de Opciones de la serie y eligiendo Imagen de relleno o Textura) y un logotipo PCMag incrustado (colocado con el botón Imágenes de la pestaña Insertar). Incluso puedes prescindir de «no rellenar» por completo, que es lo que causó la parte que falta.

El clip art puede ser recortado y pegado en un billete de un elemento para mostrar los dólares gastados, el agua que gotea para los gastos de fontanería, ese tipo de cosas. Si mezclas y combinas demasiados elementos gráficos, no puedes leerlos, pero las opciones que tienes valen la pena. Hágalos revisar por un diseñador gráfico local antes de usarlos.

Guardar los diagramas como plantillas

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Hay más tipos de gráficos en Excel que en Jimmy Carter con dientes y cacahuetes, pero es casi imposible encontrar un gráfico estándar que sea perfecto para su presentación. Afortunadamente, la capacidad de Excel para personalizar todos estos gráficos es ejemplar. Pero si necesitas crear nuevo … Eso es una tortura. Pero no tiene por qué ser así. Guarda tu gráfico original como una plantilla.

Una vez que se perfecciona un diagrama, se hace clic en él con el botón derecho del ratón . Elija Guardar como plantilla . Guarda un archivo con la extensión CRTX en tu carpeta por defecto para las plantillas de Microsoft Excel. Una vez hecho esto, usar la plantilla es pan comido. Selecciona los datos que quieres mostrar en un gráfico, ve a la pestaña Insertar , haz clic en Gráficos recomendados y luego en la pestaña Todos los gráficos y en la carpeta Plantillas . En el cuadro Mis plantillas, seleccione la plantilla a aplicar y luego haga clic en OK .

Algunos elementos, como el texto real de las leyendas y los títulos, no se traducen a menos que formen parte de los datos seleccionados. Tienes todas las opciones de fuentes y colores, gráficos incrustados, e incluso las opciones de serie (como una sombra o un brillo alrededor de un elemento del gráfico).

Trabajando con células a través de las hojas

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Este procedimiento, llamado Suma 3D, funciona cuando se tienen varias hojas en un libro de trabajo que tienen todas la misma disposición básica, como los estados de cuenta trimestrales o anuales. Por ejemplo, en la celda B3, siempre se tiene la cantidad de dólares para la misma semana correspondiente a lo largo del tiempo.

En una nueva hoja de trabajo en el libro de trabajo, ve a una celda y escribe una fórmula como =suma(‘Y1:Y10’!B3). Esto da una fórmula SUM (suma) para todas las hojas con los títulos Y1 a Y10 (es decir, 10 años de valor), y mira la celda B3 en cada hoja. El resultado es la suma de todos los 10 años. Es una buena manera de crear una tabla maestra que utiliza datos que cambian constantemente.

Esconderse a plena vista

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Es fácil ocultar una fila o columna, sólo hay que seleccionarlo todo haciendo clic en el encabezado de la letra o el número, hacer clic con el botón derecho y seleccionar «Ocultar». (Puedes cancelar el ocultamiento seleccionando las columnas de ambos lados a la vez, haciendo clic con el botón derecho y eligiendo «Ocultar») ¿Pero qué pasa si sólo tienes una pequeña sección de datos mal colocados que quieres ocultar, pero con los que quieres trabajar? Eso es fácil. Selecciona las celdas, haz clic con el botón derecho del ratón y elige Formato de celdas . En la parte superior de la pestaña Number , ve a la categoría y elige » Custom . Introduzca tres punto y coma ( ;;;; ) en el campo Tipo:. Haga clic en OK. Ahora los números ya no son visibles, pero todavía se pueden usar en las fórmulas.

Esconder una hoja entera

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Su típico libro de trabajo de Excel – el archivo en el que está trabajando – puede ser cargado con una variedad de hojas de trabajo (cada hoja está identificada por una pestaña en la parte inferior que puede nombrar). Esconda una hoja si quiere en lugar de borrarla, para que sus datos estén disponibles no sólo como referencia sino también para fórmulas en otras hojas del libro de trabajo. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja inferior y seleccione Ocultar . Si quieres volver a encontrarlo, debes hacer clic en la pestaña Ver en la parte superior, hacer clic en Ocultar y seleccionar el nombre de la hoja de la lista que se abre.

También hay un botón Ocultar en el menú de la pestaña Ver en la parte superior. ¿Qué pasa cuando haces clic en él? Esconde el libro de trabajo entero que estás usando. Parece que has cerrado el archivo, pero Excel sigue funcionando. Cuando cierras el programa, se te pregunta si quieres guardar los cambios en el libro de trabajo oculto. Al abrir el archivo, Excel muestra un libro de trabajo aparentemente vacío hasta que vuelves a hacer clic en Mostrar.

Usar el libro de trabajo personal para las macros

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Si muestra un libro de trabajo completo, probablemente verá un libro de trabajo listado que no sabía que había escondido: el archivo Personal.XLSB. Este es en realidad el libro de trabajo personal que Excel creó para ti; se abre como un libro de trabajo oculto cada vez que inicias Excel. ¿La razón para usarla? Las macros. Por defecto, cuando se crea una macro, no funciona en todos y cada uno de los libros de trabajo que se crean (como lo hace en Word) – una macro está vinculada al libro de trabajo en el que fue creada. Sin embargo, si guardas la macro en Personal.XLSB, estará disponible en todos tus archivos de hoja de cálculo todo el tiempo. El truco está en que al grabar la macro, se selecciona «Cuaderno de trabajo de la macro personal» en el campo «Guardar macro en» . (Puede grabar un macro activando la pestaña «Desarrollador» – vaya a la pestaña «Archivo», seleccione «Opciones», haga clic en «Personalizar Cinta» y luego en «Desarrollador» en el campo «Pestañas principales» y luego en «OK»).

¡Pivote! ¡Pivote!

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Libros enteros están dedicados a las mesas giratorias. Son resúmenes de su vasta colección de datos, lo que hace mucho más fácil analizar la información basada en sus puntos de referencia. Por ejemplo, si tienes el conjunto de notas de todos tus estudiantes en todos los exámenes de todo el año, una tabla giratoria puede ayudarte a reducir las cosas a un estudiante por un mes. Depende de cualquiera que tenga grandes datos para jugar con ellos (primero haga una copia de los datos originales para jugar).

Para crear uno, asegúrese de que todas las columnas y filas estén tituladas como deben ser, luego seleccione PivotTable en el Insert tab . Mejor aún, prueba Recommended PivotTables para ver si Excel puede elegir el tipo adecuado para ti. O pruebe la opción PivotChart , que crea una tabla pivotante con un gráfico adjunto para que sea más fácil de entender.

Formato condicional

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Cuando miras una gran cantidad de datos y te preguntas dónde están los puntos más destacados… ¿Quién tiene la puntuación más alta (o más baja), cuáles son los cinco mejores, etc.? Excel’s El formato condicional hace todo, desde delinear los resaltados hasta codificar por colores toda la tabla. Incluso construye un gráfico en cada celda para que puedas ver la parte superior e inferior del rango de números de un vistazo. (En la parte superior están los números más altos en verde vivo, los más bajos en rojo vacilante, con un espectro entre ellos). Utilice el submenú Reglas para las celdas resaltadas para crear reglas adicionales para encontrar cosas, como el texto que contiene un orden de palabras específico, fechas recurrentes, valores duplicados, etc. Hay incluso una opción de mayor/menor para que puedas comparar los cambios en los números.

Validar los datos para realizar los desplegables

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¿Crear una hoja de cálculo que otros puedan usar? Si quieres crear un menú desplegable con opciones para usar en celdas específicas (¡para que no lo estropeen!), es fácil. Selecciona la celda, ve a la pestaña Data y haz clic en Data Validation . Bajo «Allow:» seleccione » List . . A continuación, introduzca una lista en el campo «Fuente:» , con comas entre las opciones. O haga clic en el botón junto al campo «Fuente:» y vuelva a la misma hoja para seleccionar una serie de datos – esta es la mejor manera de editar listas grandes. Puedes ocultar estos datos más tarde, todavía funcionará. La validación de los datos es también una buena manera de restringir los datos que se introducen, por ejemplo, especificando un intervalo de fechas y no será posible introducir datos antes o después de la fecha que se especifique. Incluso puedes crear el mensaje de error que verás.

Inserto de la pantalla

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Con Excel es muy fácil tomar una captura de pantalla de cualquier otro programa abierto en su escritorio y pegarla en una hoja de trabajo. Sólo tienes que ir a la pestaña Insertar , elegir Captura de pantalla y obtendrás un menú desplegable que muestra una miniatura de todos los programas abiertos. Seleccione uno para insertar la imagen en tamaño completo. Cambie el tamaño como desee.

Insertar datos de Excel en Word

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Hace treinta y cinco años, en el mundo de las oficinas, la idea de colocar datos de Excel en Word o PowerPoint era abrumadora. Hoy en día no hay nada de eso. Ya sea que tomes celdas de datos o un gráfico completo, cópialo y pégalo en el otro programa. Sin embargo, debe tener en cuenta que se trata de un proceso de vinculación e incrustación – si cambia los datos en la hoja de cálculo, también cambiará en Word-DOC o PowerPoint PPT. Si no quieres que esto suceda, insértalo como un gráfico. Usa la propia herramienta de Word «Pegado Especial» para esto. O, si transfiere los datos desde Excel, vaya a la pestaña Inicio arriba, seleccione el menú Copiar y utilice la opción Copiar como imagen . Entonces puedes pegar el gráfico en cualquier programa.

Usar $ para prevenir el desplazamiento

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Cuando escribes una fórmula, te refieres a las celdas por su posición, por ejemplo, A1. Si copias una fórmula y la pegas en la siguiente celda inferior, Excel mueve esta celda referenciada para que diga A2 en su lugar. Para evitar un cambio, use el signo de dólar ($). Por ejemplo, escribe $A1 y pégalo en una nueva celda, lo que impide un movimiento en la columna (A); A$1 impide un movimiento en la fila (1); y $A$1 impide un movimiento en cualquier dirección cuando se copia una fórmula.

Esto es útil si quieres usar una sola célula en toda una serie de fórmulas. Supongamos que quieres dividir todo por 100. Podrías usar una fórmula como =(A1/100), pero esto significa que no puedes cambiar fácilmente 100 en todo el tablero. Ponga el 100 en la celda B1 y use =(A1/B1)-pero entonces cuando lo corte y lo pegue, se convierte en =(A2/B2), luego =(A3/B3), y así sucesivamente. El $ especifica eso: =(A1/$B$1) puede ser cortado y pegado en una fila, pero la referencia de $B$1 nunca cambia. Entonces puede cambiar el valor de 100 en la célula según sea necesario para experimentar con otros cambios.

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