16 consejos de Microsoft Word que necesitas aprender ahora

Microsoft Word es el programa de procesamiento de textos más utilizado en el mercado; es intuitivo de usar incluso para los usuarios de computadoras más incultos técnicamente y está respaldado por el poderoso paquete Microsoft Office.

Impulsado por programas basados en la nube como Google Docs, Word ha evolucionado a lo largo de los años con suscripciones en línea que proporcionan acceso a varios dispositivos y una versión gratuita de Word basada en la nube. Pero a pesar de la competencia, el software de Microsoft sigue siendo la herramienta más popular para crear documentos importantes. ¿Y por qué no? Es confiable, personalizable y tiene muchas características incorporadas que tal vez no hayas probado antes. Continúa leyendo algunas cosillas medio ocultas que sólo los usuarios de energía conocen.

Determine sus estadísticas de legibilidad

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La palabra tiene el poder de juzgar no sólo su gramática y ortografía, sino también la complejidad de su escritura. Por ejemplo, ¿corresponde su escritura al nivel de comprensión de alguien que aspira a un título de postgrado o alguien que todavía está aprendiendo sus formas y colores?

Word utiliza pruebas lingüísticas como la prueba Flesch Reading Easy, que calcula un resultado en una escala de 100 puntos. Cuanto más alto es un número, más fácil es de entender. La documentación de la oficina sugiere que quieres una puntuación entre 60 y 70.

Además, Word realiza una prueba de lenguaje similar, la Prueba de Nivel de Flesch-Kincaid, que te dice para qué nivel de grado de EE.UU. está escrito un texto; según Microsoft, la mayoría de los documentos deben estar entre 7.0 y 8.0.

Para utilizar esta función, primero debe habilitarla navegando a archivo > Opciones > Prueba Luego seleccione Estadísticas de legibilidad en Mostrar ortografía y gramática. Si ahora le pide a Word que realice una revisión ortográfica, también generará estadísticas de legibilidad para su documento.

Resaltar un campo de texto cuadrado

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Aquí hay una función que sólo será utilizable en casos muy específicos. Si mantiene pulsada la tecla Alt en Windows o la tecla Opción en el Mac mientras hace clic y arrastra, puede dibujar un cuadro dentro del documento que resalte todos los caracteres de ese cuadro. Si siempre has querido crear un cuadrado perfecto de texto púrpura en medio de un texto, esto es lo que harías.

Crear un texto aleatorio

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Si necesitas incluir a Lorem Ipsum como marcador de posición en tu documento, Word te tiene cubierto. Sólo escribe: =lorem(p,l) y reemplaza la «p» con el número de párrafos que quieras y la «l» con el número de oraciones que necesites. También puedes poner un solo número entre paréntesis, y eso creará tantos párrafos. Cuando termine, coloque el cursor al final de la ecuación y pulse Intro para generar su texto.

También puede utilizar el galimatías de documentación de Office como material de referencia para su marcador de posición. Usa la ecuación =rand(p,l) en su lugar.

Añadir una calculadora a Word

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Word tiene una calculadora incorporada que le permite resolver ecuaciones directamente en su documento. Primero añádalo al menú de Word navegando a Archivo > Opciones > DeepL Barra de acceso y seleccionando Todos los comandos del menú desplegable. Busca Calcular y haz clic en Agregar para moverlo a la columna de la Barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en OK para volver a su documento.

Notará que se ha añadido un pequeño círculo gris en la parte superior de su documento de Word. Ahora puedes introducir ecuaciones matemáticas, y cuando las resaltas, el símbolo cambia de color. Presiona el icono y Word calculará la respuesta.

Marcar un registro con un clic

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Para seleccionar rápidamente una frase entera, mantenga pulsada la tecla Ctrl en Windows o la tecla Command en un Mac y haga clic en el principio de la frase. La palabra se encarga del resto.

Saltar a la edición de hotspot

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Al pulsar Shift-F5, puede desplazarse por las partes del documento que ha editado recientemente. Este truco incluso recuerda dónde se editó por última vez cuando se reabre un documento.

Escribir texto en todas partes

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Puedes usar Word como una pizarra y simplemente colocar el texto en cualquier lugar de la página. Simplemente haz doble clic en cualquier parte de la página, y Word te permite empezar a escribir allí. Word inserta automáticamente saltos de línea y tabuladores para que puedas escribir el texto. Poetas de vanguardia, este reportaje es para usted.

Auto-actualización Fecha y lámpara; Semáforo; Hora

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A veces tienes un documento que usas una y otra vez y sólo actualizas unos pocos datos clave. Si se trata de un documento como una carta que contiene la fecha y/o la hora, un pequeño truco ingenioso es dejar que Word actualice la fecha automáticamente.

En la pestaña Insertar, haga clic en el botón Fecha y lámpara; Semáforo; Hora, y aparecerá una ventana emergente. Haz clic en el formato de fecha que quieras usar, y luego asegúrate de hacer clic en el cuadro de «auto-actualización» en la esquina inferior derecha. Ahora la fecha se actualiza automáticamente cada vez que se abre (o se imprime) el documento.

Convertir a un documento PDF y HTML

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Word facilita la conversión de su documento a un archivo PDF o HTML. Cuando guarde un archivo «Guardar como», verá un menú desplegable «Guardar como tipo» que ofrece una variedad de opciones, incluyendo PDF y página web.

Tenga en cuenta que la función de la página web puede contener mucho código adicional. Esto no afecta necesariamente a la página, pero puede confundir un poco las cosas si necesita hacer cambios. Otra opción es utilizar una página de conversión gratuita como Word para limpiar el HTML, que – como su nombre indica – genera código HTML a partir de texto copiado y pegado directamente de un documento de Word.

Cambiar las mayúsculas de una manera simple

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Puedes cambiar fácilmente las mayúsculas y minúsculas de cualquier texto haciendo clic en un botón. Resalta una selección y haz clic en el menú desplegable «Aa» para cambiar el texto entre mayúsculas y minúsculas. También puedes hacer que cada palabra empiece con una letra mayúscula y cambiar entre mayúsculas y minúsculas.

Mostrar caracteres ocultos

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Cuando se trabaja en un documento complejo con diferentes estilos, columnas y formatos, la edición puede convertirse rápidamente en un ejercicio tedioso. La mejor manera de ver lo que está pasando con el formato de su documento es hacer visibles todos los marcadores invisibles (roturas de líneas duras y suaves, tabulaciones, espacios). Presiona Ctrl-Mayús- 8 en Windows o Comando-8 en una Mac.

Reemplazar los caracteres invisibles y el formato

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La herramienta de Búsqueda y Reemplazo en Microsoft Word es un salvavidas. Puedes hacer cambios masivos de forma rápida y fácil sin tener que buscar cada cambio que necesites. O puede realizar una búsqueda y sustitución de los caracteres ocultos en su documento.

En Word, haga clic en el botón Buscar y reemplazar y, a continuación, haga clic en Más en el cuadro de diálogo. Haga clic en Formato para buscar el formato en el documento: el menú desplegable incluye márgenes, fuente, estilos e interlineado. Por ejemplo, podrías encontrar una fuente verde y reemplazarla por una fuente púrpura. Haga clic en Especial para buscar caracteres especiales (por ejemplo, guión, espacio, etc.).

También puedes insertar comandos en el cuadro de texto para buscar directamente el formato y los caracteres. Usa ^p^p para encontrar/reemplazar espacios duplicados y reemplázalos con ^p para un solo espacio. También puedes usar ^t para buscar pestañas, ^# para buscar dígitos, ^$ para letras y ^w para cualquier espacio.

Insertar objetos en Word

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Si alguna vez siente que su documento podría utilizar una pequeña adición al cuerpo del texto, puede utilizar Word para insertar objetos directamente en la página. Haz clic en Insertar > Objeto para abrir un cuadro de diálogo que te muestra lo que puedes añadir. Usted agregaría un diagrama a su documento, pero también puede incrustar una tabla en PDF o Excel.

Insertar ecuaciones

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Puedes añadir ecuaciones matemáticas complejas en Word haciendo clic en Insertar > Ecuación y luego seleccionando la ecuación que quieres añadir. Una vez que la ecuación se inserta en el documento, puede cambiar el formato o sustituir las letras por números.

Proteja su documento

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Word tiene una protección bastante grande incorporada que encripta su escritura. Haga clic en Archivo > Info para gestionar los permisos de visualización y edición, activar la encriptación de la contraseña y crear una contraseña para el documento.

El campo de búsqueda es tu amigo

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¿No estás seguro de dónde está nada? En las versiones más recientes de Microsoft Word, puedes escribir lo que buscas en el cuadro de búsqueda para un acceso rápido.

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