10 consejos para gestionar tus notas digitales

Seinfeld Los fans recordarán una gloriosa escena del espectáculo cuando Jerry y Elaine se presenten en una agencia de alquiler de coches. Jerry pide recoger un coche de clase media que ha reservado. El agente del mostrador responde que no tienen más coches de gama media porque han salido. «Mira», dice Jerry, «sabes cómo tomar la reserva . Simplemente no sabes cómo mantener la reserva .» Pienso lo mismo sobre las notas digitales. Es muy fácil tomar notas , pero mucho más difícil de usar .

Para usar realmente las notas que tomas, necesitas organizarlas y saber cómo encontrarlas. Estos consejos para empezar con una aplicación de cuaderno y organizar tus notas te ayudarán.

1. elegir una gran aplicación para tomar notas

La aplicación de cuaderno que elijas tiene un gran impacto en si y cómo volverás a ver tus notas. La aplicación de notas básicas que venía preinstalada en tu teléfono o tableta probablemente no sea muy buena. Claro, lo has usado antes y funciona bien, pero quizás no sepas qué características te faltan que sólo distinguen las aplicaciones satisfactorias de las excelentes.

Tres funciones que toman notas son realmente útiles:

  • carpeta
  • reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

En un momento voy a entrar en cada punto con más detalle.

Las tres aplicaciones que más recomiendo se basan en mis pruebas personales de muchas aplicaciones para tomar notas a lo largo de los años:

  • Microsoft OneNote, si quieres una aplicación gratuita para tomar notas,
  • Evernote, si no te importa pagar una suscripción premium, y
  • Examen de notas compartidas.

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2. crear una bandeja de entrada

Si escribes una nota rápidamente, necesitas un lugar donde guardarla para que no se pierda. Cree una carpeta de la Bandeja de entrada en su aplicación de notas y configúrela como la ubicación de almacenamiento predeterminada.

Revisa periódicamente tu bandeja de entrada para añadir más información a tus notas y clasificarlas. Vea los siguientes consejos sobre cómo hacer esto. No es necesario que limpies tu bandeja de entrada en un horario establecido, pero pruébalo cuando tengas la aplicación de notas abierta en una pantalla de tamaño completo (ver #10 más abajo). Esto hace que sea más fácil ver lo que estás haciendo y ver todas las opciones que tienes.

No es necesario buscar la Bandeja de Entrada Cero en una aplicación que registra notas. Un buzón de entrada es un gran lugar para guardar las notas que visitas con frecuencia. Por ejemplo, guardo una nota con los nombres y las contraseñas de la red Wi-Fi de todos mis amigos para que si llevo un nuevo dispositivo a su casa o borro la contraseña guardada, pueda volver a la red sin pedirles los detalles. Esta nota tiene un lugar permanente en mi bandeja de entrada.

3. clasificar las notas en carpetas o cuadernos

Las carpetas, que algunas aplicaciones también llaman cuadernos, ayudan a organizar las notas manualmente. Se vuelven útiles más tarde cuando quieres explorar notas sobre un tema específico, por ejemplo, todas las notas que son recetas.

Las carpetas que creas y la forma de nombrarlas depende de los tipos de notas que tomes y de cómo las utilices. Si no está seguro, empiece con las carpetas de Bandeja de entrada, Lectura, Hogar, Personal y Trabajo. Siempre puedes cambiarlos y crear nuevas carpetas una vez que sepas cómo usarlos.

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4. Crear atajos para tus carpetas favoritas

Todas las aplicaciones de toma de notas bien utilizadas tienen carpetas que ven más acciones que otras. Haz que estas carpetas sean fácilmente accesibles creando accesos directos a ellas o etiquetándolas como favoritas. Estas son las carpetas en las que con frecuencia ves tus notas y añades otras nuevas.

Probablemente tienes otras carpetas que simplemente guardan notas hasta un momento inesperado en que las necesitas. No tienen que estar en el frente o en el medio.

5. usar etiquetas

Las etiquetas te ayudan a encontrar las notas existentes. Puedes limitar lo que ves en una carpeta en particular, o mostrarte todas las notas que están etiquetadas con un tema común en varias carpetas. También ayudan a encontrar notas relacionadas con un tema específico, incluso si la palabra «tema» no aparece en la propia nota. Déjeme darle algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Supongamos que tienes una carpeta llamada Recetas y estás planeando una fiesta para algunos vegetarianos. Puedes recuperar todas las notas sólo de esta carpeta, que están marcadas como vegetarianas, para obtener ideas para la preparación.

Ejemplo 2: Tal vez usted es un escritor que escribe para varias publicaciones. Podrías tomar notas de los artículos y organizarlos en carpetas, dependiendo de dónde se publiquen. Sin embargo, puede que quieras revisar todas las notas que tengas sobre un tema en particular, independientemente de quién haya publicado el artículo. Una vez que hayas etiquetado tus notas con ese tema, puedes buscar la etiqueta y verlas todas, independientemente de la carpeta en la que estén.

Ejemplo 3: Reenvía un correo electrónico que hace referencia a un proyecto en el que está trabajando actualmente a una aplicación que toma notas. El mensaje nunca contiene el nombre del proyecto o de qué se trata. Así es como la gente se comunica cuando está en medio de algo. En este caso, se podrían añadir etiquetas para definir la nota (nombre del proyecto, cliente, descripción de la obra) para poder encontrar la nota cuando la necesite.

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6. etiquetas de selección

Hay tal cosa como demasiadas etiquetas. Cuantas más etiquetas añadas, más descuidados se vuelven. Así que deberías ordenar tus etiquetas de vez en cuando. Así es como se hace.

Llame a una lista de todas las etiquetas utilizadas. A menudo se puede ver el número de notas junto a la etiqueta. Busca primero los casi duplicados. Si tienes etiquetas tanto para «app» como para «apps», elimina la que tiene menos notas. Abre las notas afectadas y añade la etiqueta que quieras conservar. Borra la otra etiqueta.

Si tienes etiquetas con dos o menos notas, deberías pensar en deshacerte de ellas. Probablemente no te sirvan de nada.

7. crear un atajo en su teléfono

Crea un atajo en tu teléfono para iniciar una nueva nota en la aplicación de Notas, para que la captura de ideas e información esté siempre al alcance de la mano. En los dispositivos iOS, puedes crear un atajo Siri, y en Android, buscar una nueva opción de widget de notas en la aplicación.

8. dictado

Si te viene a la mente algo que quieres anotar pero tienes mucha prisa, o si estás paseando a tu perro y apenas puedes sostener la correa y el teléfono al mismo tiempo, dicta.

La mayoría de los teléfonos inteligentes tienen una función de voz a texto. ¡Aprovecha esto! Empieza una nueva nota, presiona el icono del micrófono en el teclado y di lo que quieras escribir. Alternativamente, puedes grabar un memorándum de voz y transcribirlo más tarde. A medida que te acostumbras y a menudo terminas dictando pasajes largos, puede que quieras usar un servicio de transcripción para ahorrarte algo de tiempo. Hay muchas buenas opciones gratuitas y de pago, aunque las opciones de pago suelen ser mucho más precisas.

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9. adjuntar imágenes y PDFs, usar OCR

Si su aplicación tiene OCR, puede buscar el texto que se encuentra en las imágenes, PDF y otros archivos que suba. No tengas miedo de añadir archivos a tus notas cuando los necesites. Esto incluye fotos de etiquetas de información, notas escritas a mano, páginas de libros, etc.

Puedes ver en un ejemplo lo útil que es. Suponga que adjunta un PDF a un recibo de comida que necesita reclamar en un informe de gastos. Ha olvidado marcar el recibo como «recibo» y no sabe dónde está. Si recuerdas el nombre del restaurante, puedes escribirlo en la barra de búsqueda y el OCR lo encontrará.

Tenga en cuenta los límites que su aplicación de notas ink o tipo de cuenta establece para el uso y almacenamiento del OCR. Por ejemplo, la versión gratuita de Evernote realiza el OCR en imágenes, pero no en PDF y documentos de Office. Necesitarás una cuenta Premium o Business para esto. Si su aplicación no tiene capacidades de escaneo incorporadas, puede emparejarla con una aplicación de escaneo móvil.

10. organizando en una pantalla grande

Lo ideal sería que su aplicación de captura de notas tuviera un escritorio y una aplicación web. Utiliza una de ellas (las aplicaciones de escritorio son generalmente mejores para este propósito) cuando navegues por tu bandeja de entrada y organices tus notas. Si tienes una pantalla grande, podrás ver más de la aplicación y, por lo tanto, más de tu estructura de carpetas, etiquetas y otra información que añades a tus notas para organizarlas. Si puedes ver todas tus opciones, es más probable que elijas las correctas.

Registrar la nota, mantener la nota, reanudar la nota

Organizar la toma de notas mejora las posibilidades de no sólo tomar notas más relevantes, sino también de almacenarlas para poder recuperarlas cuando llegue el momento.

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